Processos de Arquivamento e Preservação para Materiais ArcGIS

Question

Olá a todos -

Não tenho certeza do melhor lugar para postar isso - se houver um fórum melhor para postar, me avise e eu posso mover!

Na faculdade onde trabalho, TI e Biblioteca estão quase completamente integrados no mesmo departamento. Os escritórios de TI também ficam na Biblioteca (então eu também passo a maior parte do tempo na biblioteca).

Uma coisa em que temos trabalhado é estabelecer um bom processo para a preservação dos materiais ArcGIS. Isso pode ser qualquer coisa - mapas impressos, mapas digitais, StoryMaps - materiais impressos físicos não são tão complicados de planejar quanto mapas digitais e StoryMaps.

* Não é apenas armazenar materiais para projetos de longo prazo, mas mais do ponto de vista dos serviços da biblioteca. Na verdade, recebemos bastante tráfego com exposições virtuais. Exposições Virtuais St. Olaf

Tenho curiosidade se há alguém por aí que também trabalha com esses tipos de projetos! Você tem um processo que usa para transferir propriedade, armazenar ou processar materiais digitais produzidos por professores, estudantes, funcionários ou outros usuários para preservação?

Para nosso processo atual de arquivamento - transferimos projetos para um grupo ArcGIS Online das coleções da biblioteca e garantimos que os materiais sejam transferidos para uma conta que será de longo prazo. Também temos um formulário que as pessoas assinam para garantir que temos direitos para usar os materiais. Até agora tem funcionado razoavelmente, mas estou curioso se alguém mais tem seu próprio processo.

* Nossa política de retenção de dados é de 3 anos - se alguém se forma ou sai da faculdade, mantemos seus dados por 3 anos e depois tudo é deletado. Então tentamos transferir a propriedade para alguém na biblioteca para garantir que o conteúdo não seja perdido. Não permitimos contas de serviço, então tem que ser uma pessoa real (neste caso, o bibliotecário das coleções especiais)

Obrigado e espero que todos estejam bem!

SaraJL · Answer

I think there might be a little confusion on the question!

I don't need troubleshooting help with account transferring - we just transfer ownership to accounts for someone else at the university. This nice part about this process is that is doesn't require a portal - someone just needs admin level permissions. It also does not require the linking of multiple accounts.

We typically do this by going into the user's account, click on the item (example: a web map) and then you can use Change owner to anyone in the organization.

Approaching this situation - I am thinking about this in a very similar fashion to if someone has books or print materials they want to donate to a library for others to read! Or if they have artifacts to donate to a museum collection to be preserved over time.

My main question is just about what people do for data retention, long-term storage of ArcGIS materials!  How do you maintain the projects to make sure that everything stays active (free of broken links, 100% accessible to the public, no sharing restrictions, etc.) and have long-term sustainability?

Does anyone currently work with a college library as well for the preservation of digital materials?

Thank you!

Sara

ShareUser · Answer

Hello,

We use the ArcGIS Assistant tool to transfer content to public accounts or the student's new org account. There are limitations but we've had a lot of success.

https://community.esri.com/t5/education-blog/arcgis-assistant-beta-tool-for-managing-content/ba-p/1060036

https://guide.assistant.esri-ps.com/docs/ https://assistant.esri-ps.com

Beth Zizzamia (she/her/hers)
GIS Operations Manager
Spatial Analysis Lab
University of Richmond
Department of Geography, Environment and Sustainability
https://sal-urichmond.hub.arcgis.com/

ShareUser · Answer

Hello Khalil -

Public accounts don't work for preservation purposes because there isn't a way for an administrator to maintain the content! Once the public account is deactivated, or something happens to it that causes it to lose credits, etc - the host institution won't have a way to manage it, pass ownership, or make sure that the content stays active.

In terms of preservation - this would have to include materials that need long-term sustainability and can be potentially managed by multiple users (so an ArcGIS Online group, etc.).

There is also no way to switch between an ArcGIS organization (SAML organization) account to an ArcGIS public account because these are 2 separate accounts. Unless that has changed recently - please share the documentation if you happen to know something different!