Archiveringsprocessen en behoud voor ArcGIS-materialen

Question

Hallo allemaal -

Ik weet niet zeker wat de beste plek is om dit te plaatsen - als er een beter forum is om het te plaatsen, laat het me weten dan kan ik het verplaatsen!

Op de hogeschool waar ik werk, zijn IT en Bibliotheek bijna volledig samengevoegd tot dezelfde afdeling. IT-kantoren zijn ook gehuisvest in de Bibliotheek (dus ik woon ook grotendeels in de bibliotheek).

Een ding waar we aan werken is het vastleggen van een goed proces voor het behoud van ArcGIS-materialen. Dit kan van alles zijn - gedrukte kaarten, digitale kaarten, StoryMaps - fysieke gedrukte materialen zijn niet zo'n groot probleem om voor te plannen als digitale kaarten en StoryMaps.

* Niet alleen het opslaan van materialen voor langlopende projecten, maar meer vanuit een bibliotheekdienstenperspectief. We krijgen eigenlijk best veel verkeer met virtuele tentoonstellingen. St. Olaf Virtual Exhibits

Ik ben benieuwd of er iemand is die ook met dit soort projecten werkt! Heb je een proces dat je gebruikt om eigendom over te dragen, op te slaan of digitale materialen die door docenten, studenten, medewerkers of andere gebruikers zijn geproduceerd te verwerken voor behoud?

Voor ons huidige archiveringsproces - dragen we projecten over aan een bibliotheekcollecties ArcGIS Online-groep en zorgen we ervoor dat de materialen worden overgedragen aan een account dat op lange termijn blijft bestaan. We hebben ook een formulier dat individuen ondertekenen om ervoor te zorgen dat we de rechten hebben om de materialen te gebruiken. Tot nu toe werkt het redelijk, maar ik ben gewoon benieuwd of iemand anders zijn eigen proces heeft.

* Ons gegevensbewaarbeleid is 3 jaar - als iemand afstudeert of de hogeschool verlaat, bewaren we hun gegevens 3 jaar en daarna wordt alles verwijderd. Dus we proberen het eigendom over te dragen aan iemand in de bibliotheek om ervoor te zorgen dat de inhoud niet verloren gaat. We staan geen service-accounts toe, dus het moet een echt persoon zijn (in dit geval de special collections librarian)

Dank jullie wel en ik hoop dat iedereen het goed maakt!

SaraJL · Answer

I think there might be a little confusion on the question!

I don't need troubleshooting help with account transferring - we just transfer ownership to accounts for someone else at the university. This nice part about this process is that is doesn't require a portal - someone just needs admin level permissions. It also does not require the linking of multiple accounts.

We typically do this by going into the user's account, click on the item (example: a web map) and then you can use Change owner to anyone in the organization.

Approaching this situation - I am thinking about this in a very similar fashion to if someone has books or print materials they want to donate to a library for others to read! Or if they have artifacts to donate to a museum collection to be preserved over time.

My main question is just about what people do for data retention, long-term storage of ArcGIS materials!  How do you maintain the projects to make sure that everything stays active (free of broken links, 100% accessible to the public, no sharing restrictions, etc.) and have long-term sustainability?

Does anyone currently work with a college library as well for the preservation of digital materials?

Thank you!

Sara

ShareUser · Answer

Hello,

We use the ArcGIS Assistant tool to transfer content to public accounts or the student's new org account. There are limitations but we've had a lot of success.

https://community.esri.com/t5/education-blog/arcgis-assistant-beta-tool-for-managing-content/ba-p/1060036

https://guide.assistant.esri-ps.com/docs/ https://assistant.esri-ps.com

Beth Zizzamia (she/her/hers)
GIS Operations Manager
Spatial Analysis Lab
University of Richmond
Department of Geography, Environment and Sustainability
https://sal-urichmond.hub.arcgis.com/

ShareUser · Answer

Hello Khalil -

Public accounts don't work for preservation purposes because there isn't a way for an administrator to maintain the content! Once the public account is deactivated, or something happens to it that causes it to lose credits, etc - the host institution won't have a way to manage it, pass ownership, or make sure that the content stays active.

In terms of preservation - this would have to include materials that need long-term sustainability and can be potentially managed by multiple users (so an ArcGIS Online group, etc.).

There is also no way to switch between an ArcGIS organization (SAML organization) account to an ArcGIS public account because these are 2 separate accounts. Unless that has changed recently - please share the documentation if you happen to know something different!