ArcGIS資料のアーカイブプロセスと保存

Question

皆さん、こんにちは -

どこに投稿するのが最適かわからないので、もしより良いフォーラムがあれば教えてください。そちらに移動します！

私が働いている大学では、ITと図書館がほぼ完全に同じ部署に統合されています。ITオフィスも図書館内にあり（つまり、ほとんど図書館に住んでいるようなものです）。

私たちが取り組んでいることの一つは、ArcGIS資料の保存のための良いプロセスを確立することです。これは印刷地図、デジタル地図、StoryMapsなど何でも含まれます。物理的な印刷物はデジタル地図やStoryMapsほど計画が重要ではありません。

* 長期プロジェクトのための資料保管だけでなく、図書館サービスの観点からもです。実際、バーチャル展示にはかなりのアクセスがあります。St. Olaf Virtual Exhibits

このようなプロジェクトに関わっている方はいらっしゃいますか？教員、学生、スタッフまたは他の利用者によって作成されたデジタル資料を保存のために所有権を移転したり、保管・処理するためのプロセスはありますか？

現在のアーカイブプロセスとしては、プロジェクトを図書館コレクションのArcGIS Onlineグループに移し、その資料が長期的に管理されるアカウントに移されていることを確認しています。また、個人が資料使用権を保証するためのフォームにも署名してもらっています。今のところうまくいっていますが、他に独自のプロセスを持っている方がいれば知りたいです。

* 当館のデータ保持ポリシーは3年です。卒業や退職した場合、その人のデータは3年間保持され、その後すべて削除されます。内容が失われないように所有権を図書館内の誰かに移すよう努めています。サービスアカウントは許可しておらず、実際の人物（この場合は特別コレクション司書）でなければなりません。

ありがとうございます。皆さんがお元気であることを願っています！

SaraJL · Answer

I think there might be a little confusion on the question!

I don't need troubleshooting help with account transferring - we just transfer ownership to accounts for someone else at the university. This nice part about this process is that is doesn't require a portal - someone just needs admin level permissions. It also does not require the linking of multiple accounts.

We typically do this by going into the user's account, click on the item (example: a web map) and then you can use Change owner to anyone in the organization.

Approaching this situation - I am thinking about this in a very similar fashion to if someone has books or print materials they want to donate to a library for others to read! Or if they have artifacts to donate to a museum collection to be preserved over time.

My main question is just about what people do for data retention, long-term storage of ArcGIS materials!  How do you maintain the projects to make sure that everything stays active (free of broken links, 100% accessible to the public, no sharing restrictions, etc.) and have long-term sustainability?

Does anyone currently work with a college library as well for the preservation of digital materials?

Thank you!

Sara

ShareUser · Answer

Hello,

We use the ArcGIS Assistant tool to transfer content to public accounts or the student's new org account. There are limitations but we've had a lot of success.

https://community.esri.com/t5/education-blog/arcgis-assistant-beta-tool-for-managing-content/ba-p/1060036

https://guide.assistant.esri-ps.com/docs/ https://assistant.esri-ps.com

Beth Zizzamia (she/her/hers)
GIS Operations Manager
Spatial Analysis Lab
University of Richmond
Department of Geography, Environment and Sustainability
https://sal-urichmond.hub.arcgis.com/

ShareUser · Answer

Hello Khalil -

Public accounts don't work for preservation purposes because there isn't a way for an administrator to maintain the content! Once the public account is deactivated, or something happens to it that causes it to lose credits, etc - the host institution won't have a way to manage it, pass ownership, or make sure that the content stays active.

In terms of preservation - this would have to include materials that need long-term sustainability and can be potentially managed by multiple users (so an ArcGIS Online group, etc.).

There is also no way to switch between an ArcGIS organization (SAML organization) account to an ArcGIS public account because these are 2 separate accounts. Unless that has changed recently - please share the documentation if you happen to know something different!