Processus d'archivage et préservation des matériaux ArcGIS

Question

Bonjour à tous -

Je ne suis pas sûr du meilleur endroit pour poster ceci - s'il existe un meilleur forum pour le publier, faites-le moi savoir et je pourrai le déplacer !

Au collège où je travaille, l'informatique et la bibliothèque sont presque complètement fusionnées en un seul département. Les bureaux informatiques sont également situés dans la bibliothèque (donc je vis aussi principalement dans la bibliothèque).

Une chose sur laquelle nous travaillons est de définir un bon processus pour la préservation des matériaux ArcGIS. Cela peut être n'importe quoi - cartes imprimées, cartes numériques, StoryMaps - les matériaux imprimés physiques ne sont pas aussi importants à planifier que les cartes numériques et les StoryMaps.

* Pas seulement stocker les matériaux pour des projets à long terme, mais plutôt d'un point de vue des services de bibliothèque. Nous recevons en fait pas mal de trafic avec des expositions virtuelles. Expositions virtuelles de St. Olaf

Je suis curieux de savoir s'il y a quelqu'un ici qui travaille aussi avec ce type de projets ! Avez-vous un processus que vous utilisez pour transférer la propriété, stocker ou traiter les matériaux numériques produits par les professeurs, étudiants, personnel ou autres utilisateurs pour la préservation ?

Pour notre processus d'archivage actuel - nous transférons les projets à un groupe ArcGIS Online des collections de la bibliothèque et nous assurons que les matériaux sont transférés à un compte qui sera à long terme. Nous avons également un formulaire que les individus signent pour garantir que nous avons les droits d'utiliser les matériaux. Jusqu'à présent, cela a plutôt bien fonctionné, mais je suis juste curieux si quelqu'un d'autre a son propre processus.

* Notre politique de conservation des données est de 3 ans - si quelqu'un obtient son diplôme ou quitte le collège, nous conservons ses données pendant 3 ans puis tout est supprimé. Nous essayons donc de transférer la propriété à quelqu'un dans la bibliothèque pour s'assurer que le contenu n'est pas perdu. Nous ne permettons pas les comptes de service, donc cela doit être une personne réelle (dans ce cas, le bibliothécaire des collections spéciales)

Merci et j'espère que tout le monde va bien !

SaraJL · Answer

I think there might be a little confusion on the question!

I don't need troubleshooting help with account transferring - we just transfer ownership to accounts for someone else at the university. This nice part about this process is that is doesn't require a portal - someone just needs admin level permissions. It also does not require the linking of multiple accounts.

We typically do this by going into the user's account, click on the item (example: a web map) and then you can use Change owner to anyone in the organization.

Approaching this situation - I am thinking about this in a very similar fashion to if someone has books or print materials they want to donate to a library for others to read! Or if they have artifacts to donate to a museum collection to be preserved over time.

My main question is just about what people do for data retention, long-term storage of ArcGIS materials!  How do you maintain the projects to make sure that everything stays active (free of broken links, 100% accessible to the public, no sharing restrictions, etc.) and have long-term sustainability?

Does anyone currently work with a college library as well for the preservation of digital materials?

Thank you!

Sara

ShareUser · Answer

Hello,

We use the ArcGIS Assistant tool to transfer content to public accounts or the student's new org account. There are limitations but we've had a lot of success.

https://community.esri.com/t5/education-blog/arcgis-assistant-beta-tool-for-managing-content/ba-p/1060036

https://guide.assistant.esri-ps.com/docs/ https://assistant.esri-ps.com

Beth Zizzamia (she/her/hers)
GIS Operations Manager
Spatial Analysis Lab
University of Richmond
Department of Geography, Environment and Sustainability
https://sal-urichmond.hub.arcgis.com/

ShareUser · Answer

Hello Khalil -

Public accounts don't work for preservation purposes because there isn't a way for an administrator to maintain the content! Once the public account is deactivated, or something happens to it that causes it to lose credits, etc - the host institution won't have a way to manage it, pass ownership, or make sure that the content stays active.

In terms of preservation - this would have to include materials that need long-term sustainability and can be potentially managed by multiple users (so an ArcGIS Online group, etc.).

There is also no way to switch between an ArcGIS organization (SAML organization) account to an ArcGIS public account because these are 2 separate accounts. Unless that has changed recently - please share the documentation if you happen to know something different!