Aktuelle Situation:<\/STRONG><\/P>Derzeit kommunizieren wir bei Systemproblemen per E-Mail mit K&A. Alle Nachverfolgungen und Statusüberwachungen werden über E-Mail-Ketten verwaltet, bis das Problem gelöst ist. Dieser Ansatz führt jedoch zu Ineffizienzen, einschließlich Verzögerungen bei Nachverfolgungen und manchmal verpassten Updates von beiden Seiten.<\/P>Vorgeschlagene Lösung:<\/STRONG><\/P>Wir benötigen ein dediziertes Task Management Portal, in dem alle gemeldeten Probleme erfasst, zugewiesen und effizient verfolgt werden. Das Portal soll die Kommunikation vereinfachen, Verantwortlichkeit durchsetzen und eine rechtzeitige Lösung sicherstellen.<\/P>Hauptfunktionen:<\/STRONG><\/P>Problemerfassung & Zuweisung:<\/STRONG><\/P>Benutzer können Systemprobleme über das Portal registrieren.<\/LI>Jedes Problem wird automatisch K&A zugewiesen und auf deren Dashboard angezeigt.<\/LI><\/UL><\/LI>Problemverfolgung & Statusverwaltung:<\/STRONG><\/P>Der Anbieter muss den Problemstatus in jeder Phase aktualisieren:Ausstehend<\/STRONG>: Problem gemeldet, aber noch nicht bearbeitet.<\/LI>In Bearbeitung<\/STRONG>: Der Anbieter hat mit der Bearbeitung des Problems begonnen.<\/LI>Gelöst<\/STRONG>: Das Problem ist abgeschlossen, wartet auf Verifizierung.<\/LI>Geschlossen<\/STRONG>: Das Problem ist als gelöst bestätigt.<\/LI><\/UL><\/LI>Beim Ändern des Status auf <\/SPAN>In Bearbeitung<\/STRONG> muss der Anbieter die geschätzte Lösungszeit (Datum und Uhrzeit) angeben.<\/LI><\/UL><\/LI>Automatisierte Benachrichtigungen:<\/STRONG><\/P>Das System sendet bei jeder Statusänderung automatische E-Mail-Benachrichtigungen an den Benutzer, der das Problem registriert hat.<\/LI>Erinnerungen werden gesendet, wenn innerhalb der geschätzten Lösungszeit kein Update erfolgt.<\/LI><\/UL><\/LI>Pflicht zum Hochladen von Dokumentationen:<\/STRONG><\/P>Nach der Lösung eines Problems muss der Anbieter einen PDF-Bericht hochladen, der den Lösungsprozess detailliert beschreibt.<\/LI>Das Problem kann nicht als <\/SPAN>Geschlossen<\/STRONG> markiert werden, bevor die Dokumentation vorliegt.<\/LI><\/UL><\/LI>Dashboard & Berichterstattung:<\/STRONG><\/P>Ein umfassendes Dashboard, das wichtige Kennzahlen anzeigt:Gesamtzahl der gemeldeten Probleme<\/STRONG><\/LI>Anzahl der ausstehenden Probleme<\/STRONG><\/LI>Anzahl der gelösten Probleme<\/STRONG><\/LI>Probleme mit der längsten Lösungsdauer<\/STRONG><\/LI>Probleme mit der kürzesten Lösungsdauer<\/STRONG><\/LI>Durchschnittliche Lösungszeit pro Problem<\/STRONG><\/LI>Trends bei Auftreten von Problemen und Effizienz der Lösung<\/STRONG>Zusätzliche Verbesserungen:< /strong >
- Such- & Filteroptionen< /strong >: Benutzer können Probleme nach Status, Datum oder Priorität filtern.< /li >Benutzerzugriffskontrolle< /strong >: Verschiedene Benutzerrollen (Admin, Reporter, Anbieter) mit entsprechenden Berechtigungen.< /li >Historische Protokolle< /strong >: Führen Sie eine Aufzeichnung aller Probleme, Updates und Maßnahmen für Prüfzwecke.< /li >
Diese Plattform gewährleistet Transparenz, Verantwortlichkeit und Effizienz bei der Problemlösung und reduziert gleichzeitig die Abhängigkeit von E-Mail-basierter Nachverfolgung.< /p >
