Archivní procesy a uchovávání materiálů ArcGIS

Question

Ahoj všichni -

Nejsem si jistý, kde je nejlepší místo pro tento příspěvek - pokud existuje lepší fórum, kde to mohu zveřejnit, dejte mi vědět a mohu to přesunout!

Na koleji, kde pracuji, jsou IT a Knihovna téměř úplně sloučeny do jednoho oddělení. IT kanceláře jsou také umístěny v Knihovně (takže většinu času také žiji v knihovně).

Jedna věc, na které pracujeme, je vypracování dobrého procesu pro uchovávání materiálů ArcGIS. Může to být cokoli - tištěné mapy, digitální mapy, StoryMaps - fyzické tištěné materiály nejsou tak velkým problémem k plánování jako digitální mapy a StoryMaps.

* Nejde jen o ukládání materiálů pro dlouhodobé projekty, ale spíše z pohledu knihovnických služeb. Ve skutečnosti máme docela hodně návštěv u virtuálních výstav. St. Olaf Virtual Exhibits

Zajímá mě, jestli někdo další pracuje s těmito typy projektů! Máte nějaký proces, který používáte k převodu vlastnictví, ukládání nebo zpracování digitálních materiálů vytvořených fakultou, studenty, zaměstnanci nebo jinými uživateli pro uchování?

Pro náš současný archivní proces - převádíme projekty do skupiny ArcGIS Online knihovní sbírky a zajišťujeme, že materiály jsou převedeny na účet, který bude dlouhodobý. Také máme formulář, který jednotlivci podepisují, aby bylo zajištěno, že máme práva používat materiály. Zatím to funguje dobře, ale zajímá mě, jestli má někdo jiný svůj vlastní proces.

* Naše politika uchovávání dat je 3 roky - pokud někdo absolvuje nebo opustí kolej, uchováváme jejich data po dobu 3 let a pak je vše smazáno. Snažíme se tedy převést vlastnictví na někoho v knihovně, aby obsah nebyl ztracen. Nepovolujeme servisní účty, takže musí jít o skutečnou osobu (v tomto případě knihovníka speciálních sbírek)

Děkuji a doufám, že se všem daří dobře!

SaraJL · Answer

I think there might be a little confusion on the question!

I don't need troubleshooting help with account transferring - we just transfer ownership to accounts for someone else at the university. This nice part about this process is that is doesn't require a portal - someone just needs admin level permissions. It also does not require the linking of multiple accounts.

We typically do this by going into the user's account, click on the item (example: a web map) and then you can use Change owner to anyone in the organization.

Approaching this situation - I am thinking about this in a very similar fashion to if someone has books or print materials they want to donate to a library for others to read! Or if they have artifacts to donate to a museum collection to be preserved over time.

My main question is just about what people do for data retention, long-term storage of ArcGIS materials!  How do you maintain the projects to make sure that everything stays active (free of broken links, 100% accessible to the public, no sharing restrictions, etc.) and have long-term sustainability?

Does anyone currently work with a college library as well for the preservation of digital materials?

Thank you!

Sara

ShareUser · Answer

Hello,

We use the ArcGIS Assistant tool to transfer content to public accounts or the student's new org account. There are limitations but we've had a lot of success.

https://community.esri.com/t5/education-blog/arcgis-assistant-beta-tool-for-managing-content/ba-p/1060036

https://guide.assistant.esri-ps.com/docs/ https://assistant.esri-ps.com

Beth Zizzamia (she/her/hers)
GIS Operations Manager
Spatial Analysis Lab
University of Richmond
Department of Geography, Environment and Sustainability
https://sal-urichmond.hub.arcgis.com/

ShareUser · Answer

Hello Khalil -

Public accounts don't work for preservation purposes because there isn't a way for an administrator to maintain the content! Once the public account is deactivated, or something happens to it that causes it to lose credits, etc - the host institution won't have a way to manage it, pass ownership, or make sure that the content stays active.

In terms of preservation - this would have to include materials that need long-term sustainability and can be potentially managed by multiple users (so an ArcGIS Online group, etc.).

There is also no way to switch between an ArcGIS organization (SAML organization) account to an ArcGIS public account because these are 2 separate accounts. Unless that has changed recently - please share the documentation if you happen to know something different!