Este exemplo de jornada de governança foi moldado e compartilhado por Sam Palmer, Pesquisador Assistente, GeoPlan Center na University of Florida. Agradecimentos a Sam e à equipe da University of Florida por compartilharem suas experiências e lições aprendidas.
O Desafio
A University of Florida tem milhares de estudantes, professores e funcionários que dependem do ArcGIS em uma enorme variedade de disciplinas. A maior parte desse uso ocorre através do ArcGIS Online (AGOL), e por anos, a plataforma funcionou sem muita supervisão formal.
A UF implementou sua instância do AGOL pela primeira vez em 2010, mas a adoção significativa só ocorreu por volta de 2014. Naqueles primeiros anos, a abordagem foi em grande parte hands-off — e por um tempo, isso foi suficiente. Mas à medida que o uso cresceu, também cresceu a complexidade de gerenciá-lo. Dados se acumularam, usuários entraram e saíram, e o armazenamento de features aumentou gradualmente.Então, em 2023, os administradores começaram a ver um aviso no login que deixou uma coisa inequivocamente clara: a plataforma estava na capacidade máxima.
Esse momento foi o catalisador para um esforço de governança que agora já dura três anos e tocou quase todos os aspectos de como a UF gerencia seu ambiente ArcGIS.
Definindo Metas Antes de Agir
Uma das lições mais importantes que a UF aprendeu cedo é que uma governança eficaz não será alcançada sem antes estabelecer metas. Antes de mergulhar no trabalho técnico, a equipe deu um passo atrás e definiu o que realmente queria alcançar:
- Justificar a licença do site Esri para a liderança da UF
- Desenvolver uma compreensão mais clara de quem está usando a plataforma e como
- Reduzir o armazenamento de features
- Estabelecer um processo formal de offboarding de usuários
- Eliminar contas não-SSO sempre que possível
- Monitorar proativamente a plataforma e comunicar-se com os usuários
Essas metas moldaram tudo o que veio depois. Algumas foram alcançadas. Outras estão em andamento. Todas permanecem relevantes.
Entendendo o Sistema: Relatórios, Dados e Dashboards
Fonte: https://ufl.maps.arcgis.com/apps/dashboards/0b96868c3d8742a38e01aca762aeef80#
A jornada de governança começou com um passo simples: baixar os relatórios de membros e itens do AGOL. Esses arquivos CSV, disponíveis para qualquer pessoa com privilégios administrativos, contêm uma riqueza de informações. Ordenados pelo armazenamento de features, eles rapidamente revelaram que um pequeno número de usuários consumia uma parcela esmagadora do armazenamento da plataforma.
A equipe começou entrando em contato diretamente com os 10 principais usuários, depois expandiu para os 100 principais. A abordagem foi deliberadamente pessoal. E-mails dirigidos aos usuários pelo nome, referenciando itens específicos e exigindo resposta. O tom importa; quanto mais parecia uma conversa real e menos um alerta automatizado, melhores os resultados. Em muitos casos, camadas de features foram criadas por engano, continham dados que não eram mais necessários ou poderiam simplesmente ser convertidas para armazenamento de arquivos sem perda de funcionalidade para os mapas que dependiam delas.A chave, sempre, foi educar o usuário, não apenas pedir para deletar coisas.
O contato direcionado produziu ganhos rápidos e significativos. Mas não era uma solução a longo prazo por si só.
Automatizando o Processo de Monitoramento
Downloads manuais dos relatórios são um ponto de partida, não uma estratégia. Para monitorar continuamente a plataforma, a UF construiu um pipeline automatizado usando scripts Python que baixam diariamente os relatórios de membros e itens e os carregam em um banco de dados gerenciado pela universidade. Uma tabela personalizada de status foi associada a cada registro de membro, enriquecendo os dados com informações contextuais — afiliação ao colégio, status de estudante versus professor e mais. Visões agregadas derivadas dessas tabelas são alimentadas novamente no AGOL, onde alimentam dashboards disponíveis para usuários com permissões apropriadas.
Esses dashboards atendem públicos e propósitos distintos. Um é construído especificamente para demonstrar o valor da plataforma AGOL para a liderança da UF e ajudar a justificar o custo da licença do site. Outro dá aos administradores em nível colegial visibilidade sobre seus próprios usuários. O pipeline diário de monitoramento também gera um email automático resumindo mudanças na contagem de usuários, contagem de itens e armazenamento de features. Quando aparece um pico, scripts adicionais identificam os usuários responsáveis e iniciam o contato para começar a conversa sobre reduzir sua pegada.
Vale notar que a abordagem da UF — usando um banco de dados externo — é apenas um caminho. Outras universidades construíram fluxos eficazes de monitoramento inteiramente dentro da plataforma. Não há uma única resposta certa, apenas aquela que se encaixa na infraestrutura existente e expertise da sua instituição.
Single Sign-On: Um Divisor de Águas
Se há uma recomendação de governança que se destaca das demais, é esta: configure o Single Sign-On (SSO) o quanto antes, se ainda não fez isso.
Antes do SSO, rastrear quem estava usando o ArcGIS no campus — e quais produtos estavam sendo usados — era em grande parte um jogo de adivinhação. Isso mudou completamente quando a UF migrou para o SSO. Porque tanto o ArcGIS Pro quanto o AGOL autenticam através do provedor de identidade da UF, os administradores agora podem ver quem está fazendo login, quando e com qual produto. Essa visibilidade é fundamental para quase todos os outros esforços de governança.
O SSO também transfere uma parte significativa do gerenciamento do ciclo de vida do usuário para a infraestrutura de identidade da universidade. Quando um usuário se separa da organização, sua capacidade de autenticar é automaticamente revogada — sem intervenção manual necessária.
Offboarding: Uma Política, Não Apenas um Processo
A autenticação gerenciada pelo SSO resolve o problema do acesso na separação, mas cria um desafio relacionado: quando um usuário não pode mais fazer login, ele não pode mais acessar seus dados. A UF desenvolveu uma política formal de offboarding para lidar com isso, baseada em um princípio simples — dar aos usuários aviso prévio suficiente para tomar decisões informadas sobre seus dados antes que o acesso termine.
A política usa a última data de login no AGOL como sinal principal. A universidade já concede acesso aos estudantes por três períodos após a separação e aos professores por 30 dias; a UF escolheu o limite mais generoso — aproximadamente um ano de inatividade — como gatilho para iniciar a sequência de offboarding. Isso garante que usuários que ainda estão autenticando pelos sistemas da universidade mantenham acesso ao AGOL enquanto seu login organizacional permanecer válido.
Após um ano de inatividade, todo conteúdo na conta é definido como privado e removido dos grupos. Após mais seis meses adicionais sem atividade, o usuário e todo conteúdo associado são excluídos. Todo o processo é executado via script Python contra a API do AGOL. Até hoje, a UF definiu mais de 3.000 conteúdos dos usuários como privados, representando mais de 50.000 itens.
Usuários ainda afiliados à universidade mas que não fizeram login no AGOL por mais de um ano podem acidentalmente disparar esse processo.A solução é simples: incentivar usuários ativos a fazer login regularmente e comunicar claramente para que entendam por que isso importa.
Mantendo o Acesso Gratuito para Estudantes
A licença do site Esri da UF é suportada por várias entidades no campus. Essa estrutura mantém a plataforma acessível à comunidade estudantil enquanto garante que usuários institucionais mais intensivos contribuam para o custo da manutenção dela. Encontrar esse equilíbrio correto — e ser capaz de defendê-lo perante a liderança universitária — é um dos benefícios diretos da infraestrutura de monitoramento e dashboards descrita acima.
Comunicação É Governança
Tecnologia e automação podem levar você longe, mas a governança funciona essencialmente através da comunicação. A UF usa vários canais para manter conexão com sua base usuária:
Todos os usuários recebem emails pelo menos duas vezes por ano cobrindo políticas atuais, lembretes e atualizações. Novos usuários recebem um email onboarding ao se inscreverem. Usuários que consomem armazenamento significativo recebem contato direcionado. Os recursos embutidos do AGOL como pop-ups e mensagens boas-vindas são usados para exibir informações oportunas diretamente na plataforma. E a UF mantém uma página dedicada no AGOL que serve como hub central para documentação sobre governança, políticas do campus, recursos educacionais e FAQs. Isso ajuda a reduzir o volume das perguntas pontuais que chegam aos administradores dando aos usuários um lugar para encontrar respostas sozinhos.
Principais Lições Aprendidas
Governança é contínua. Não é um projeto com linha final definida. A plataforma evolui, a base usuária muda e as pressões sobre armazenamento retornam. Construir sistemas que monitorem e respondam automaticamente é o que torna sustentável a governança contínua.
Comece com metas. Antes mesmo de tocar em qualquer relatório ou enviar qualquer email, defina o que você está tentando alcançar. Metas dão forma ao esforço e ajudam você a medir se está funcionando.
Entender seus usuários é tudo. Saber quem está na plataforma, o que estão fazendo e quanto estão consumindo é pré-requisito para toda decisão subsequente sobre governança.
Não existe solução universal. A abordagem da UF reflete sua infraestrutura, pessoal e contexto institucional. Os princípios são transferíveis; os detalhes da implementação podem não ser.
Educação vence imposição. Usuários que entendem por que as políticas existem têm muito mais probabilidade cooperar do que aqueles que se sentem controlados. Cada interação no contato é oportunidade para construir esse entendimento.
Olhando Para Frente
Ao priorizar governança, a UF passou de uma postura reativa — respondendo aos avisos sobre armazenamento e limpando depois dos fatos — para uma postura proativa com visibilidade em tempo real sobre saúde da plataforma e infraestrutura para agir conforme vê aquilo. Armazenamento das features e contagem dos membros agora são gerenciáveis; isso cria espaço para tomar decisões deliberadas ao invés das urgentes.
Uma daquelas decisões atualmente em consideração é se devemos estender a plataforma através do ArcGIS Enterprise. Hospedar certos casos de uso de alto armazenamento em servidores gerenciados pela universidade poderia aliviar a pressão sobre o AGOL, mas isso traz custos reais: infraestrutura de servidor, manutenção de software, sobrecarga de migração e tempo da equipe. Da mesma forma, o próprio AGOL oferece a opção de comprar capacidade premium de armazenamento de dados de recursos, que tem seu próprio cálculo de custo-benefício. Pesar essas opções umas contra as outras — e contra dados reais e bem compreendidos de uso — é exatamente o tipo de análise que uma boa governança torna possível.
O trabalho não está terminado — nunca estará. Mas a University of Florida agora está em posição de abordar o que vem a seguir com clareza, dados e um plano.
Uma Nota sobre a Comunidade
Quase tudo descrito neste artigo foi moldado, pelo menos em parte, pelo feedback da comunidade mais ampla de GIS no ensino superior. Ao longo de várias reuniões, as ideias, abordagens e lições duramente conquistadas compartilhadas por outros colegas do ensino superior e blogs como este foram inestimáveis. Se você está enfrentando desafios semelhantes de governança em sua instituição, esta comunidade é um dos seus melhores recursos — e sua própria experiência é algo que vale a pena contribuir para ela.
Citação
“Uma das lições mais importantes que a UF aprendeu cedo é que uma governança eficaz não será alcançada sem primeiro estabelecer metas.”
-Sam Palmer, University of Florida
