É um prazer escrever para esta série sobre um tema que, acredito, tem grandes implicações para construir relações de mentoria mais impactantes, tanto formais quanto informais, além de criar e manter conexões que ampliarão significativamente sua rede profissional. O tema é responder com a maior prontidão possível a e-mails ou qualquer outro tipo de mensagem direta que você receba de colegas, clientes, consumidores ou colaboradores.
Meu nome é Dawn Wright e sou a cientista-chefe da Esri. Nos últimos 15 anos, fui responsável por ajudar a Esri a compreender melhor e se relacionar de forma mais eficaz com a comunidade científica. Isso incluiu orientar alguns de nossos clientes e colaboradores mais próximos, além de funcionários da Esri. Sobre o tema mais amplo de como abordar a mentoria, não há, na minha opinião, introdução melhor do que o texto que Lisa Berry publicou como o primeiro artigo desta série. Confira se ainda não leu ou releia.
A cientista-chefe da Esri, Dawn Wright, aparece na foto com seu cachorro Riley.
Gostaria de me concentrar aqui na habilidade e disciplina singular de responder… a e-mails, mensagens de texto profissionais, mensagens diretas profissionais, chats ou até marcações em plataformas como o MS Teams, a Comunidade Esri ou onde quer que você tenha contas corporativas de empresas nas redes sociais. Refiro-me aqui à sua vida profissional, embora também tente seguir esses princípios na correspondência pessoal com amigos e familiares. Fico realmente chocada com quantos colegas, clientes, colaboradores e outros “deixam a peteca cair” ou “somem” regularmente. Isso também é conhecido como “dar ghosting”. Um exemplo real contado por um colega:
Desculpe por não ter colocado você em contato com <nome do cliente/usuário> antes. Com milhares de e-mails na minha caixa de entrada, às vezes acabo perdendo conversas inteiras (uma triste realidade)!
Por favor, não faça isso nunca! Um lema que sigo é que o sucesso de uma pessoa depende da sua capacidade de lidar com e-mails (ou outras correspondências profissionais). Essa é uma disciplina profissional fundamental que você precisa dominar.
Responder prontamente fortalece sua reputação.
E, como já disse a muitos mentorados, você precisa proteger sua reputação profissional (e a da organização que representa) como se sua vida dependesse disso. Em parte, aprendi isso com duras lições ao longo de mais 17 anos como professora universitária, com centenas de alunos contando comigo a cada semestre. Isso é certamente importante para nosso setor geoespacial e nossos locais de trabalho, especialmente considerando a rapidez com que as tecnologias evoluem, assim como as pessoas que as criam e usam.
Como cientista-chefe, Dawn trabalha como uma “equipe de uma pessoa só”, atendendo a todas as divisões da Esri e, quando solicitado por determinados distribuidores, como nesta foto com a Esri Alemanha, em sua sede.
4 principais motivos pelos quais isso importa
- Perda de acesso a oportunidades: Fazer contatos profissionais exige comunicação nos dois sentidos e muitas vezes envolve oportunidades profissionais de vários tipos. Mas as oportunidades raramente chegam a quem não pode ser encontrado e, se forem disputadas, certamente irão para outras pessoas. Quando alguém “some”, essa pessoa pode ser automaticamente excluída de futuras oportunidades de networking, parcerias ou emprego. Isso pode acabar com o impulso do trabalho, afetando não só você, mas também a capacidade de seus colegas de avançar e/ou progredir em um projeto ou entrega. Na verdade, você pode estar impedindo que eles façam o trabalho deles.
- Erosão da confiança e da credibilidade: O sucesso profissional depende do trabalho em equipe, que, por sua vez, depende da confiança. “Sumir” corrói essa confiança porque, mais uma vez, essencialmente prejudica a colaboração e o andamento do trabalho, além de demonstrar falta de responsabilidade e respeito. Mesmo que alguém “suma” por estresse ou excesso de trabalho, os outros podem interpretar isso como apatia, falta de responsabilidade ou incapacidade de administrar e cumprir adequadamente as exigências da nossa profissão.
- Gestão ineficaz de conflitos: Muitas pessoas que “somem” fazem isso para evitar conversas desconfortáveis ou conflitos. No entanto, isso cria mais problemas do que resolve, levando a mal-entendidos, atrasando a resolução e talvez trazendo consequências profissionais de longo prazo. Ao não responder em situações desconfortáveis ou até mesmo em situações simples, como uma oferta de emprego ou uma abordagem de recrutador, as pessoas podem estar queimando pontes de que talvez precisem mais tarde na carreira (voltando ao item 1). Quem sabe? A pessoa que você ignora hoje pode ser uma decisora importante ou sua futura gerente.
- Sobrecarga involuntária dos colegas: Muitas vezes, se alguém tiver dificuldade para obter uma resposta sua, essa pessoa procurará seus colegas para ajudar a consegui-la, pedindo A ELES que enviem MAIS e-mails, façam ligações ou mandem mensagens diretas para VOCÊ em nome dela. Isso acaba sendo injusto com seus colegas, que têm suas próprias demandas para atender, especialmente se precisarem se esforçar bastante para entrar em contato com você. Nos piores casos, eles podem acabar envolvidos em um projeto do qual nunca fizeram parte.
Dicas para ter sucesso
As dicas abaixo têm sido úteis ao longo dos meus mais de 40 anos de carreira, durante os quais nunca tive um assistente administrativo exclusivo! Se você tem um assistente, compre chocolate para essa pessoa agora mesmo! Se responder prontamente não é um problema para você, parabéns e continue com o ótimo trabalho! Caso contrário…
- Procure sempre responder em até 24 horas nos dias úteis.
- Sempre que possível, ative uma resposta automática quando estiver fora do escritório.
- Nunca deixe uma caixa de entrada de nenhum tipo chegar a dois dígitos, muito menos a três ou quatro dígitos. Depois de responder ou resolver, SEMPRE arquive as mensagens nas pastas adequadas. Você ficaria surpreso com a quantidade de “histórico” valioso que se perde quando as conversas por e-mail desaparecem, porque alguém não consegue recuperar o contexto importante — quanto mais se lembrar dele. Somos humanos. Deixe a tecnologia ajudar, inclusive com ferramentas de organização adequadas baseadas em IA, que sinalizam mensagens não respondidas ou identificam aquelas que exigem atenção mais urgente de remetentes importantes.
- Considere enviar uma resposta breve como primeira resposta. Por exemplo: “Estou atolada agora, mas vi sua mensagem e responderei assim que puder, espero que dentro de uma semana. Obrigada pela paciência.” Isso confirma que você viu e valoriza a solicitação da pessoa, ao mesmo tempo que alivia qualquer receio ou frustração por não receber uma resposta imediata.
- Ponto extra: Se você é estudante e está entrando em contato do nada com um professor ou outra pessoa de destaque (ou seja, alguém que nunca conheceu pessoalmente), NÃO comece sua mensagem com “Oi, [nome]”. Provavelmente você não tem a menor intenção de ofender, mas, para quem recebe, especialmente se for da Geração X ou de uma geração anterior, ou tiver muitas credenciais, isso é considerado extremamente pouco profissional, na melhor das hipóteses, e muito desrespeitoso, na pior. O tom parece informal e íntimo demais e, às vezes, até infantil ou presunçoso.
- Para as redes sociais, uso o Chrome, pois é mais fácil manter todas as minhas contas em diferentes abas de uma mesma janela. Assim, posso alternar facilmente entre as contas para responder rapidamente a mensagens diretas ou marcações.
- Dito tudo isso, não se esqueça de SER ATENCIOSO CONSIGO MESMO. Afastar-se um pouco da correria ajuda você a recarregar as energias, traz ótimas ideias novas e simplesmente faz você se sentir melhor. Espero que isso aumente sua disposição para voltar a responder a todas as mensagens pertinentes que receber de gerentes, colegas, clientes, usuários, estudantes impressionáveis, pessoas que aspiram a uma carreira em SIG, membros da comunidade e outros.
Considerações finais
Em um mundo profissional movido por relacionamentos e muito dependente de networking, a capacidade de responder às comunicações de forma constante e confiável é considerada uma habilidade fundamental. Sua ausência é vista como falta de profissionalismo, confiabilidade e cortesia. É claro que atrasos ocasionais causados por “sobrecarga digital” são esperados, enquanto todos nós tentamos lidar com isso. Mas quem costuma “sumir” está realmente colocando em risco a saúde da própria carreira, pois esse comportamento cria barreiras duradouras às oportunidades, destrói a confiança e impede a resolução de conflitos. Infelizmente, isso pode arruinar sua reputação. Portanto, para construir a melhor reputação possível, para você e para sua empresa, organização ou agência… RESPONDA!
