Os metadados no SharePoint podem ser gerenciados em:<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>O coração do sistema Managed Metadata do SharePoint é o recurso de termos gerenciados. Você pode decidir quais termos deseja usar para etiquetar dados e restringir os usuários a um número limitado de tags de metadados para catalogar documentos.<\/P>Por exemplo, suponha que você tenha um departamento de contabilidade. Alguns de seus funcionários podem inserir dados como Acct Dept ou Account. Dept ou AD. Embora todos possam se referir à mesma coisa porque as pessoas inseriram nomes no sistema de maneiras diferentes, será quase impossível manter a consistência e recuperar informações facilmente com essas variações de nomenclatura. Usando o Term Store, você pode inserir o termo como Accounting Department, e em todos os lugares dentro do SharePoint que usam esse campo, esse termo será inserido consistentemente ao se referir a esse departamento específico. <\/P>Termos gerenciados conferem consistência aos seus metadados, facilitando a organização e a localização de tudo.<\/P>Auto-etiquetagem de documentos<\/STRONG><\/FONT><\/P>Para etiquetar documentos com termos/palavras-chave apropriadas, você pode aproveitar os conectores do SharePoint no Power automate. Eles podem ser usados para verificar se um determinado termo (palavra-chave) existe no term store para auto-etiquetar documentos quando são carregados em bibliotecas de documentos específicas e criar novos termos se eles não existirem no term store.<\/P>Usaremos o conector Send an HTTP request to SharePoint<\/STRONG> para comunicar com a API REST do SharePoint. Usar essa ação nos permite construir e executar consultas da API REST do SharePoint.<\/P>Também temos a opção de usar a Graph API, mas o aplicativo precisaria ser registrado no Azure AD. Além disso, o conector HTTP da Graph API é um conector premium que requer uma licença independente do Power apps. Devido a essas limitações e considerando que o gerenciamento de metadados é específico do SharePoint, a API REST do SharePoint é uma opção melhor.<\/P>
<\/span><\/P>Passos:<\/P>O fluxo acima será acionado sempre que um documento for carregado em uma biblioteca de documentos específica do SharePoint.<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>Para este exemplo, usei a biblioteca de documentos Esri Offices na coleção de sites SharePoint a4sp.<\/P>Usando o método Get na ação Send an HTTP request to SharePoint, podemos recuperar todos os termos atualmente armazenados no term store da organização SharePoint.<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>A saída da ação Send an HTTP request to SharePoint está em formato JSON e como estamos interessados apenas no nome e no id de cada termo, devemos analisar a saída JSON da ação acima.<\/P>O próximo passo seria obter o term que precisa ser atribuído a todos os documentos recém-carregados na biblioteca de documentos especificada.<\/P> <\/P> <\/P>Para este exemplo, usaremos os termos inseridos em uma lista do SharePoint.<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>Neste exemplo, estamos lendo a última ou mais recente entrada na lista do SharePoint.<\/P>Em seguida, usamos uma condição para verificar se o termo existe no term store (dentro do grupo de termos e conjunto de termos especificados).<\/P> <\/P>
<\/span><\/P> <\/P>Se o termo já existir, então não criaremos uma nova entrada no term store; em vez disso, prosseguiremos e atualizaremos a propriedade do arquivo adicionando a palavra-chave/termo/tag.
Se o termo não existir, usaremos o método POST na ação Send an HTTP request to SharePoint e criaremos uma entrada para o novo termo no term store (o termo será criado dentro do grupo de termos e conjunto de termos especificados nas ações anteriores). Após o novo termo ser criado no term store, atualizaremos a propriedade do arquivo adicionando a palavra-chave/tag/termo ao arquivo.
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O vídeo abaixo ilustra o fluxo Power automate acima em ação:
https:\/\/players.brightcove.net\/6161463677001/default_default/index.html?videoId=6316925386112
