Het is een genoegen om voor deze reeks te schrijven over een onderwerp waarvan ik denk dat het grote gevolgen heeft voor het opbouwen van betekenisvollere mentorrelaties, zowel formeel als informeel, en voor het leggen en onderhouden van contacten waarmee je je professionele netwerk aanzienlijk kunt uitbreiden. Het onderwerp is hoe belangrijk het is om zo snel mogelijk te reageren op e-mails en andere directe berichten die je ontvangt van collega’s, klanten, opdrachtgevers of samenwerkingspartners.
Mijn naam is Dawn Wright en ik ben de Chief Scientist van Esri. De afgelopen 15 jaar heb ik me ingezet om Esri te helpen de wetenschappelijke gemeenschap beter te begrijpen en effectiever met haar in contact te komen. Dat hield onder meer in dat ik enkele van onze nauwste klanten en samenwerkingspartners, evenals medewerkers van Esri, heb begeleid. Wat het bredere onderwerp betreft van mentorschap benaderen, is er naar mijn mening geen betere inleiding dan wat Lisa Berry in haar bijdrage aan het begin van deze reeks heeft geschreven. Lees die bijdrage als je hem hebt gemist, of neem hem nog eens door.
Esri Chief Scientist Dawn Wright met haar hond Riley.
Ik wil me hier richten op de specifieke vaardigheid en discipline van reageren… op e-mails, zakelijke sms’jes, professionele directe berichten, chats of zelfs vermeldingen op platforms zoals MS Teams, Esri Community of waar je ook zakelijke sociale-media-accounts hebt. Ik heb het hier over je professionele leven, hoewel ik ook in persoonlijke correspondentie met vrienden en familie probeer deze principes te volgen. Het verbaast me echt hoeveel collega’s, klanten, samenwerkingspartners en anderen regelmatig “de bal laten vallen” of “van de radar verdwijnen”. Dit wordt ook wel “ghosten” genoemd. Een waargebeurd voorbeeld van een collega:
Sorry dat ik je niet eerder in contact heb gebracht met <name of customer/user>. Met duizenden e-mails in mijn inbox mis ik soms hele gesprekken (een trieste realiteit)!
Laat dit alsjeblieft nooit op jou slaan! Een motto dat ik aanhoud, is dat iemand succesvol is in de mate waarin diegene zijn of haar e-mail (of andere professionele correspondentie) goed kan bijhouden. Dit is een essentiële professionele discipline die je onder de knie moet krijgen.
Snel reageren bouwt aan je reputatie.
En zoals ik al zo veel mentees heb verteld: je moet je professionele reputatie (en die van de organisatie die je vertegenwoordigt) net zo goed bewaken als je leven. Voor mij komt dit deels voort uit lessen die ik met vallen en opstaan heb geleerd in de ruim 17 jaar daarna als universitair docent, met elk semester honderden studenten die op me rekenen. Dit is zeker belangrijk voor onze geospatiale sector en onze werkplekken, vooral gezien de snelheid waarmee technologieën zich ontwikkelen, samen met de mensen die ze creëren en gebruiken.
Als Chief Scientist werkt Dawn als een ‘team van één’ voor alle divisies van Esri en, op verzoek van bepaalde distributeurs, zoals hier bij Esri Duitsland op het hoofdkantoor.
4 belangrijke redenen waarom dit belangrijk is
- Kansen mislopen: Netwerken vereist communicatie in twee richtingen en biedt vaak allerlei professionele kansen. Maar kansen komen zelden terecht bij mensen die onbereikbaar zijn, en als er concurrentie is, gaan ze zeker naar anderen. Wanneer iemand “van de radar verdwijnt”, kan die persoon automatisch buiten beeld raken voor toekomstige netwerkcontacten, samenwerkingen of banen. Dit kan de vaart er flink uithalen en niet alleen jezelf, maar ook het vermogen van je collega’s belemmeren om een project of oplevering vooruit te helpen of naar een hoger niveau te tillen. Het kan zelfs zijn dat je hen hindert bij het uitvoeren van hun werk.
- Afnemend vertrouwen en geloofwaardigheid: Professioneel succes steunt op teamwork, en teamwork steunt op vertrouwen. “Van de radar verdwijnen” ondermijnt dat vertrouwen, omdat het samenwerking en voortgang in feite belemmert en bovendien blijk geeft van een gebrek aan verantwoordelijkheid en respect. Zelfs als iemand “van de radar verdwijnt” door stress of drukte, kunnen anderen dat verkeerd opvatten als onverschilligheid, onverantwoordelijkheid of het onvermogen om de eisen van ons vak goed te beheren en eraan te voldoen.
- Conflicten niet effectief aanpakken: Veel mensen die “van de radar verdwijnen”, doen dat misschien om ongemakkelijke gesprekken of conflicten te vermijden. Maar dat levert meer problemen op dan het oplost: het leidt tot misverstanden, vertraagt de oplossing en kan op lange termijn professionele gevolgen hebben. Door niet te reageren in ongemakkelijke situaties, of zelfs op rechttoe-rechtaan zaken zoals een baanaanbod of een bericht van een recruiter, kunnen mensen bruggen verbranden die ze later in hun loopbaan misschien nodig hebben (zie punt 1). Je weet maar nooit: degene die je vandaag negeert, kan morgen een belangrijke beslisser of je manager zijn.
- Collega’s onbedoeld extra werk bezorgen: Als iemand vaak geen reactie van je krijgt, zal diegene je collega’s benaderen om hulp te krijgen en HEN vragen om namens hen extra e-mails, telefoontjes of directe berichten naar JOU te sturen. Dat is uiteindelijk oneerlijk tegenover je collega’s, die ook hun eigen werk te doen hebben, vooral als het hun veel moeite kost om je te bereiken. In het ergste geval kunnen ze worden meegesleept in projectwerk waar ze aanvankelijk helemaal niet bij betrokken waren.
Tips voor succes
De onderstaande tips hebben me goed geholpen tijdens mijn carrière van ruim 40 jaar, waarin ik nooit een eigen administratief assistent heb gehad! Heb je een assistent, koop die persoon dan meteen chocolade! Als snel reageren voor jou geen probleem is, gefeliciteerd en ga zo door! Maar zo niet…
- Probeer op werkdagen altijd binnen 24 uur te antwoorden.
- Stel waar mogelijk altijd een automatisch antwoord in als je afwezig bent.
- Laat een inbox van welk type dan ook nooit oplopen tot dubbele cijfers, laat staan drie of vier cijfers. Zodra je hebt geantwoord of iets hebt afgehandeld, archiveer je de berichten ALTIJD in de juiste mappen. Je zou versteld staan hoeveel waardevolle ‘geschiedenis’ verloren gaat wanneer e-mailgesprekken verdwijnen omdat iemand de belangrijke achtergrond niet kan terugvinden, laat staan zich die kan herinneren. We zijn tenslotte maar mensen. Laat technologie je helpen, bijvoorbeeld met geschikte AI-hulpmiddelen die gemiste berichten signaleren of berichten van belangrijke afzenders markeren die dringender aandacht nodig hebben.
- Overweeg om eerst een kort antwoord te sturen. Bijvoorbeeld: “Ik heb het momenteel erg druk, maar ik heb je bericht gezien en kom er zo snel mogelijk op terug, hopelijk binnen een week. Bedankt voor je geduld.” Zo laat je weten dat je het verzoek hebt gezien en serieus neemt, terwijl je eventuele zorgen of frustratie over het uitblijven van een direct antwoord wegneemt.
- Extra punten: Als je als student zomaar een professor of een andere prominente persoon benadert (oftewel iemand die je nog nooit persoonlijk hebt ontmoet), begin je bericht dan NIET met “Hoi [voornaam]”. Je bedoelt daar waarschijnlijk helemaal niets verkeerds mee, maar voor de ontvanger — vooral als diegene tot generatie X of ouder behoort, of veel titels heeft — komt dit op zijn best bijzonder onprofessioneel en op zijn slechtst erg respectloos over. Het klinkt overdreven informeel en amicaal, en soms kinderachtig of aanmatigend.
- Voor sociale media gebruik ik Chrome, omdat ik daar het makkelijkst al mijn accounts in verschillende tabbladen binnen één venster kan openen. Zo kan ik eenvoudig tussen accounts wisselen en snel reageren op directe berichten of vermeldingen.
- Dat gezegd hebbende: vergeet niet OOK AANDACHT AAN JEZELF TE BESTEDEN. Even afstand nemen van de ratrace helpt je opladen, levert je nieuwe ideeën op en zorgt ervoor dat je je gewoon beter voelt. Hopelijk krijg je daardoor ook meer zin om weer te reageren op elk passend bericht dat je krijgt van managers, collega’s, klanten, gebruikers, leergierige studenten, mensen die een GIS-carrière ambiëren, leden van de gemeenschap en anderen.
Tot slot
In een professionele wereld waarin relaties en netwerken centraal staan, wordt het vermogen om consequent en betrouwbaar op berichten te reageren beschouwd als een essentiële vaardigheid. Het ontbreken daarvan wordt gezien als onprofessioneel, onbetrouwbaar en onbeleefd. Af en toe vertraging oplopen door “digitale overbelasting” is natuurlijk te verwachten; we worstelen hier allemaal mee. Maar wie er gewoonlijk “van de radar verdwijnt”, brengt de eigen loopbaan echt in gevaar: dit gedrag werpt op lange termijn barrières op voor kansen, schaadt het vertrouwen en belemmert het oplossen van conflicten. Helaas kan het je reputatie ruïneren. Dus als je aan de best mogelijke reputatie wilt bouwen, voor jezelf én voor je bedrijf, organisatie of instantie… REAGEER!
