Metadata in SharePoint kan worden beheerd in:<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>Het hart van het Managed Metadata-systeem van SharePoint is de functie managed terms. U kunt beslissen welke termen u wilt gebruiken voor het taggen van gegevens en gebruikers beperken tot een beperkt aantal metadata-tags voor het catalogiseren van documenten.<\/P>Bijvoorbeeld, stel dat u een accountingafdeling heeft. Sommige van uw medewerkers kunnen gegevens invoeren zoals 1Acct Dept7 of 1Account. Dept7 of 1AD7. Hoewel deze allemaal naar hetzelfde kunnen verwijzen omdat mensen namen op verschillende manieren in het systeem hebben ingevoerd, zal het bijna onmogelijk zijn om consistentie te behouden en informatie gemakkelijk terug te vinden met deze naamvariaties. Door gebruik te maken van de Term Store, kunt u de term invoeren als 1Accounting Department7, en op elke plaats binnen SharePoint die dat veld gebruikt, wordt die term consequent ingevoerd wanneer wordt verwezen naar die specifieke afdeling. <\/P>Managed terms zorgen voor consistentie in uw metadata, waardoor het gemakkelijker wordt om alles te organiseren en te vinden.<\/P>Automatisch taggen van documenten<\/STRONG><\/FONT><\/P>Om documenten te taggen met geschikte termen\/trefwoorden, kunt u gebruikmaken van SharePoint connectors in Power automate. Deze kunnen worden gebruikt om te controleren of een bepaalde term (trefwoord) bestaat in de term store om documenten automatisch te taggen wanneer ze worden geüpload naar specifieke documentbibliotheken en nieuwe termen aan te maken als ze niet bestaan in de term store.<\/P>We zullen de Send an HTTP request to SharePoint connector gebruiken om te communiceren met de SharePoint REST API. Met deze actie kunnen we SharePoint REST API-query's opbouwen en uitvoeren.<\/P>We hebben ook de optie om de Graph API te gebruiken, maar de app moet dan geregistreerd zijn op Azure AD. Bovendien is de HTTP Graph API-connector een premium connector die een aparte Power apps-licentie vereist. Vanwege deze beperkingen en aangezien metadata beheer specifiek is voor SharePoint, is de SharePoint REST API een betere optie.<\/P>
<\/span><\/P>Stappen:<\/P>Bovenstaande stroom wordt geactiveerd telkens wanneer een document wordt geüpload naar een specifieke SharePoint-documentbibliotheek.<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>Voor dit voorbeeld heb ik de documentbibliotheek Esri Offices gebruikt in de a4sp SharePoint-sitecollectie.<\/P>Met de Get-methode in Send an HTTP request to SharePoint kunnen we alle termen ophalen die momenteel zijn opgeslagen in de term store van de SharePoint-organisatie.<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>De uitvoer van Send an HTTP request to SharePoint is in JSON-formaat en aangezien we alleen geïnteresseerd zijn in de name en id van elke term, moeten we de JSON-uitvoer van bovenstaande actie parseren.<\/P>De volgende stap is om de term op te halen die moet worden toegewezen aan alle nieuw geüploade documenten naar de opgegeven documentbibliotheek.<\/P> <\/P> <\/P>Voor dit voorbeeld gebruiken we de termen die zijn ingevoerd in een SharePoint-lijst.<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>In dit voorbeeld lezen we de laatste of meest recente invoer in de SharePoint-lijst.<\/P>We gebruiken vervolgens een condition om te controleren of de term bestaat in de term store (binnen de opgegeven termgroep en termset).<\/P> <\/P>
<\/span><\/P> <\/P>Als de term al bestaat, maken we geen nieuwe invoer aan in de term store, maar gaan we verder met het bijwerken van het bestandskenmerk door het trefwoord\/term\/tag toe te voegen.
Als de term niet bestaat, gebruiken we vervolgens de POST-methode in de actie Send an HTTP request to SharePoint en maken we een invoer aan voor de nieuwe term in de term store (de term wordt aangemaakt binnen de eerder opgegeven termgroep en termset). Nadat de nieuwe term is aangemaakt in de term store, werken we het bestandskenmerk bij door het trefwoord/tag/term aan het bestand toe te voegen.
<\/span>
De onderstaande video illustreert bovenstaande Power automate-stroom in actie:
https:\/\/players.brightcove.net\/6161463677001/default_default/index.html?videoId=6316925386112
