より大きな影響をもたらすメンターとの関係を、公式・非公式を問わず築き、つながりを作って維持することで、専門家としてのネットワークを大きく広げるうえで非常に重要な意味を持つテーマについて、このシリーズに寄稿できることをうれしく思います。テーマは、同僚、クライアント、お客様、協力者から届くメールや、その他あらゆる種類のダイレクトメッセージに、できる限り迅速に対応することです。
私はドーン・ライト、Esriのチーフサイエンティストです。過去15年間、Esriが科学コミュニティをより深く理解し、より効果的に連携できるよう取り組んできました。その中には、親しいEsriのお客様や協力者、そしてEsriのスタッフのメンタリングも含まれます。メンタリングへの取り組みという、より広いテーマについては、メンタリングへの取り組み方について、私の考えでは、これ以上の入門記事はありません。リサ・ベリーが書いた記事は、このシリーズの最初のブログです。見逃した方はぜひご覧ください。あるいは、もう一度読み返してみてください。
愛犬ライリーと写るEsriのチーフサイエンティスト、ドーン・ライト。
ここでは、特別なスキルであり、習慣でもある「返信すること」に焦点を当てたいと思います。メール、仕事上のテキストメッセージ、仕事上のダイレクトメッセージ、チャット、あるいはMS Teams、Esri Communityなどのプラットフォームでのメンションなど、あなたが会社のソーシャルメディアアカウントを持っている場所なら、どこでもです。ここでは仕事上の付き合いについて述べていますが、個人的なやりとりでも、友人や家族に対して同じ姿勢を心がけています。同僚、クライアント、協力者などが、定期的に「対応を放置」したり「音信不通になったり」するのを見て、本当に驚いています。これは「ゴースティング」とも呼ばれます。同僚から聞いた実例を紹介します。
<顧客／ユーザー名>につなぐのが遅くなってごめんなさい。受信トレイには何千通ものメールがあって、スレッド全体を見落としてしまうこともあります（残念ながら、よくあることです）。
どうか、こんなことは絶対にしないでください！私が大切にしているのは、「メール（またはその他の仕事上の連絡）を適切にさばけるかどうかが、その人の成功を左右する」という考えです。これは身につけるべき、重要な職業上の習慣です。
迅速な対応が評判につながります。
そして、多くのメンティーに伝えてきたように、自分自身の専門家としての評判（そして自分が代表する組織の評判）を、命を守るように大切にしてください。私の場合、大学教授としてさらに17年間、毎学期何百人もの学生を担当する中で、苦い経験から学んだことがその一因になっています。テクノロジーが急速に進化し、それを生み出し、使う人々も変化する中で、地理空間業界や職場にとってこれは間違いなく重要です。
チーフサイエンティストとして、ドーンは「一人チーム」としてEsriの全部門を横断して活動し、各地の販売代理店から依頼があれば対応します。この写真は、Esriドイツ本社を訪れた際のものです。
これが重要な4つの主な理由
- 機会を逃す：ネットワーキングには双方向のコミュニケーションが必要であり、さまざまな仕事上の機会が関わることも少なくありません。しかし、連絡がつかない人に機会が舞い込むことはめったになく、競争の激しい機会であれば、確実にほかの人に渡ってしまいます。誰かが「音信不通」になると、将来の人脈づくり、提携、就職の機会などの候補から、自動的に外されてしまうこともあります。これは勢いを大きくそぐ要因になり、自分自身だけでなく、同僚がプロジェクトや成果物を前進させたり、さらに上の段階へ進めたりする力にも影響します。実際、同僚が自分の仕事をする妨げになっているかもしれません。
- 信頼と信用の低下：仕事上の成功はチームワークに支えられ、チームワークは信頼を土台とします。「音信不通」になると、その信頼が損なわれます。協力や仕事の進展を妨げるだけでなく、責任感や敬意の欠如を示すことにもなるからです。ストレスや多忙が原因で「音信不通」になったとしても、周囲には無関心、責任感の欠如、あるいは仕事の要求に適切に対応し、成果を出す能力がないと誤解されるかもしれません。
- 対立への対応が不適切になる：「音信不通」になる人の中には、気まずい会話や対立を避けるためにそうする人もいます。しかし、それでは問題を解決するどころか、誤解を招き、解決を遅らせ、長期的に仕事上の悪影響をもたらすこともあります。気まずい状況だけでなく、求人のオファーや採用担当者からの連絡のような単純な内容に返信しないことで、キャリアの後々に必要となるかもしれない人脈を断ち切ってしまうことがあります（理由1に戻ります）。どうなるかは分かりません。今日無視した相手が、明日の重要な意思決定者や上司になるかもしれないのです。
- 同僚に意図せぬ負担をかける：あなたから返事をもらえず困った人は、返事を得るために同僚に助けを求め、その同僚にあなた宛てのメールや電話、ダイレクトメッセージを追加で送ってもらうことがよくあります。自分の業務を抱えている同僚にとって、これは非常に不公平です。特に、あなたに連絡を取るためにかなりの労力をかけなければならない場合はなおさらです。最悪の場合、もともと関係のなかったプロジェクト業務にまで巻き込まれてしまいます。
うまく対応するためのヒント
以下のヒントは、40年以上にわたる私のキャリアで役立ってきました。専任の事務アシスタントがいたことは一度もありません！アシスタントがいる方は、ぜひ今すぐその人にチョコレートを買ってあげてください！迅速な対応が問題なくできているなら、おめでとうございます。その調子で続けてください！そうでない場合は……
- 営業日には、必ず24時間以内に返信するようにしましょう。
- 可能な限り、職場を離れるときは必ず自動返信を設定しましょう。
- 受信トレイにどんな種類であれ、メールが二桁、まして三桁や四桁にまで増えることのないようにしましょう。返信または対応が済んだら、必ず適切なフォルダーに整理してください。メールのやりとりが消えてしまい、重要な背景情報を思い出せないどころか、探し出すこともできずに、貴重な「経緯」がどれだけ失われるか、きっと驚くでしょう。私たちは人間です。見落としたメッセージにフラグを付けたり、重要な送信者からの緊急度の高いメッセージにラベルを付けたりする適切なAI整理ツールなど、テクノロジーを活用しましょう。
- まずは短く返信することも検討しましょう。たとえば、「今はとても立て込んでいますが、メッセージは確認しました。できるだけ早く、できれば1週間以内に返信します。お待ちいただきありがとうございます。」と伝えます。これなら、相手の依頼を確認し、大切に受け止めていることを示しつつ、すぐに返事がないことへの不安やいら立ちを和らげられます。
- さらに評価を高めるポイント：学生が教授や著名な人に突然連絡する場合（つまり、個人的に会ったことがない相手の場合）は、メッセージを「やあ、[名]」で始めないでください。悪気はまったくないのかもしれませんが、受け取る側、とりわけX世代以上の人や、高い資格・肩書を持つ人にとっては、せいぜい極めてプロ意識に欠ける、最悪の場合はとても失礼な表現と受け取られます。なれなれしく、親しげすぎるうえ、時には幼稚で思い上がった印象を与えます。
- ソーシャルメディアにはChromeを使っています。ひとつのウィンドウ内で、各アカウントを別々のタブにまとめておけるので便利です。こうすれば、アカウント間を簡単に移動して、ダイレクトメッセージやメンションにすばやく返信できます。
- ここまでお伝えしたうえで、自分自身にもきちんと応えることを忘れないでください。慌ただしい日常から離れる時間を取れば、気力を回復でき、新しいアイデアが浮かび、ただ単純に気分もよくなります。そうすれば、上司、同僚、クライアント、ユーザー、意欲あふれる学生、GIS業界を目指す人、コミュニティのメンバーなどから届く、適切なメッセージすべてに、もっと意欲的に返信できるようになるでしょう。
最後に
人との関係を重視し、ネットワーキングへの依存度が高い現代の仕事の世界では、安定して確実に連絡へ返信できることは重要なスキルと見なされ、それを欠くことは、プロ意識や信頼性、礼儀に欠けると受け止められます。私たち全員が苦労している「デジタル過負荷」による時折の遅れは、もちろん起こり得ることです。しかし、習慣的に「音信不通」になる人は、キャリアを危険にさらしています。この行動は、長期的に機会への障壁を生み、信頼を損ない、対立の解決を妨げるからです。残念ながら、評判を台無しにしかねません。より良い評判を築き、自分の会社、組織、機関の評判を高めるためにも……返信しましょう！
