SharePointのドキュメントを自動タグ付けするPower automateフロー

RaajRaaj

SharePointのメタデータは以下で管理できます:<\/P>

<\/span><\/P> <\/P>SharePointのManaged Metadataシステムの中心はmanaged terms機能です。どの用語をデータのタグ付けに使用するかを決定し、ユーザーがドキュメントの分類に使用できるメタデータタグの数を制限できます。<\/P>例えば、会計部門があるとします。従業員の中には「Acct Dept」や「Account. Dept」または「AD」といったデータを入力するかもしれません。これらはすべて同じものを指している可能性がありますが、人々がシステムに異なる方法で名前を入力しているため、一貫性を保ち情報を簡単に取得することはほぼ不可能です。Term Storeを使用すると、「Accounting Department」という用語を入力でき、SharePoint内のそのフィールドを使用するすべての場所で、その特定の部門を指す際に一貫してその用語が入力されます。 <\/P>Managed termsはメタデータに一貫性をもたらし、すべてを整理しやすく見つけやすくします。<\/P>ドキュメントの自動タグ付け<\/STRONG><\/FONT><\/P>適切な用語／キーワードでドキュメントにタグ付けするために、Power automateのSharePointコネクタを活用できます。これらは特定の用語（キーワード）がterm storeに存在するかどうかをチェックし、特定のドキュメントライブラリにアップロードされたときにドキュメントに自動タグ付けし、term storeに存在しない場合は新しい用語を作成するために使用できます。<\/P>「Send an HTTP request to SharePoint<\/STRONG>」コネクタを使ってSharePoint REST APIと通信します。このアクションを使うことで、SharePoint REST APIクエリを構築し実行できます。<\/P>Graph APIも使用可能ですが、アプリはAzure ADに登録する必要があります。さらに、「HTTP」Graph APIコネクタはプレミアムコネクタであり、単独のPower appsライセンスが必要です。これらの制限とメタデータ管理がSharePoint固有であることから、SharePoint REST APIがより良い選択肢です。<\/P><\/span><\/P>手順:<\/P>上記のフローは特定のSharePointドキュメントライブラリにドキュメントがアップロードされるたびにトリガーされます。<\/P><\/span><\/P> <\/P>この例では、「a4sp」SharePointサイトコレクション内の「Esri Offices」ドキュメントライブラリを使用しました。<\/P>「Send an HTTP request to SharePoint」の「Get」メソッドを使って、現在SharePoint組織のterm storeに保存されているすべての用語を取得できます。<\/P><\/span><\/P> <\/P>「Send an HTTP request to SharePoint」の出力はJSON形式であり、各用語の「name」と「id」のみが必要なので、上記アクションからのJSON出力を解析する必要があります。<\/P>次のステップは、指定されたドキュメントライブラリに新しくアップロードされたすべてのドキュメントに割り当てる必要がある「term」を取得することです。<\/P> <\/P> <\/P>この例では、SharePointリストに入力された用語を使用します。<\/P><\/span><\/P> <\/P>この例では、SharePointリスト内の最後または最新のエントリを読み取っています。<\/P>次に、「condition」を使って、その用語がterm store（指定されたterm groupおよびterm set内）に存在するかどうか確認します。<\/P> <\/P><\/span><\/P> <\/P>もし用語が既に存在する場合、新しいエントリはterm storeに作成せず、その代わりファイルプロパティを更新してキーワード／用語／タグを追加します。<\/P>用語が存在しない場合、「Send an HTTP request to SharePoint」の「POST」メソッドを使ってterm store内（前述したterm groupおよびterm set内）に新しい用語エントリを作成します。新しい用語がterm storeで作成された後、そのファイルプロパティを更新してキーワード／タグ／用語をファイルに追加します。<\/P><\/span><\/P> <\/P>以下のビデオは上記Power automateフローの動作例です:<\/P> <\/P>https:\/\/players.brightcove.net\/6161463677001/default_default/index.html?videoId=6316925386112