Cet exemple de parcours de gouvernance est façonné et partagé par Sam Palmer, Assistant Scholar, GeoPlan Center à l'University of Florida. Merci à Sam et à l'équipe de l'University of Florida pour avoir partagé leurs expériences et les leçons apprises.
Le défi
L'University of Florida compte des milliers d'étudiants, de professeurs et de personnel qui dépendent d'ArcGIS dans un large éventail de disciplines. La majorité de cette utilisation passe par ArcGIS Online (AGOL), et pendant des années, la plateforme a fonctionné sans beaucoup de supervision formelle.
UF a mis en place sa première instance AGOL en 2010, mais une adoption significative n'a eu lieu qu'autour de 2014. Durant ces premières années, l'approche était largement non interventionniste — et pendant un certain temps, cela allait. Mais à mesure que l'utilisation augmentait, la complexité de sa gestion grandissait aussi. Les données s'accumulaient, les utilisateurs allaient et venaient, et le stockage des entités augmentait progressivement.Puis, en 2023, les administrateurs ont commencé à voir un avertissement lors de la connexion qui a rendu une chose indubitablement claire : la plateforme était à pleine capacité.
Ce moment a été le catalyseur d'un effort de gouvernance qui s'étend maintenant sur trois ans et a touché presque tous les aspects de la gestion de l'environnement ArcGIS de UF.
Définir des objectifs avant d'agir
Une des leçons les plus importantes que UF a apprises tôt est qu'une gouvernance efficace ne sera pas atteinte sans d'abord établir des objectifs. Avant de se lancer dans le travail technique, l'équipe a pris du recul et défini ce qu'elle voulait réellement accomplir :
- Justifier la licence site Esri auprès de la direction de UF
- Développer une compréhension plus claire de qui utilise la plateforme et comment
- Réduire le stockage des entités
- Établir un processus formel de désactivation des utilisateurs
- Éliminer les comptes non-SSO autant que possible
- Surveiller proactivement la plateforme et communiquer avec les utilisateurs
Ces objectifs ont façonné tout ce qui a suivi. Certains ont été atteints. D'autres sont en cours. Tous restent pertinents.
Comprendre le système : rapports, données et tableaux de bord
Source : https://ufl.maps.arcgis.com/apps/dashboards/0b96868c3d8742a38e01aca762aeef80#
Le parcours de gouvernance a commencé par une étape simple : télécharger les rapports des membres et des éléments depuis AGOL. Ces fichiers CSV, disponibles pour toute personne disposant des privilèges d'administrateur, contiennent une mine d'informations. Triés par stockage des entités, ils ont rapidement révélé qu'un petit nombre d'utilisateurs consommaient une part écrasante du stockage de la plateforme.
L'équipe a commencé par contacter directement les 10 principaux utilisateurs, puis a étendu à 100. L'approche était délibérément personnelle. Les e-mails s'adressaient aux utilisateurs par leur nom, faisaient référence à des éléments spécifiques et exigeaient une réponse. Le ton compte ; plus cela ressemblait à une vraie conversation et moins à une alerte automatisée, meilleurs étaient les résultats. Dans de nombreux cas, des couches d'entités avaient été créées par erreur, contenaient des données qui n'étaient plus nécessaires ou pouvaient simplement être converties en stockage fichier sans aucune perte de fonctionnalité pour les cartes qui en dépendaient.La clé était toujours d'éduquer l'utilisateur, pas seulement lui demander de supprimer des choses.
La sensibilisation ciblée a produit des gains rapides et significatifs. Mais ce n'était pas une solution à long terme en soi.
Automatiser le processus de surveillance
Les téléchargements manuels des rapports sont un point de départ, pas une stratégie. Pour surveiller la plateforme en continu, UF a construit un pipeline automatisé utilisant des scripts Python qui téléchargent quotidiennement les rapports des membres et des éléments et les chargent dans une base de données gérée par l'université. Une table d'état personnalisée était jointe à chaque enregistrement membre, enrichissant les données avec des informations contextuelles — affiliation au collège, statut étudiant ou professeur, et plus encore. Des vues agrégées dérivées de ces tables sont renvoyées dans AGOL où elles alimentent des tableaux de bord accessibles aux utilisateurs disposant des permissions appropriées.
Ces tableaux de bord servent différents publics et objectifs. L'un est construit spécifiquement pour démontrer la valeur de la plateforme AGOL à la direction de UF et aider à justifier le coût de la licence site. Un autre donne aux administrateurs au niveau du collège une visibilité sur leurs propres utilisateurs. Le pipeline de surveillance quotidienne génère également un e-mail automatisé résumant les changements dans le nombre d'utilisateurs, le nombre d'éléments et le stockage des entités. Lorsqu'un pic apparaît, des scripts supplémentaires identifient les utilisateurs responsables et déclenchent une sensibilisation pour commencer la conversation sur la réduction de leur empreinte.
Il convient de noter que l'approche UF — utilisant une base de données externe — n'est qu'une voie possible. D'autres universités ont construit des flux de travail efficaces entièrement au sein de la plateforme. Il n'y a pas une seule bonne réponse, seulement celle qui correspond à l'infrastructure existante et à l'expertise de votre institution.
Single Sign-On : un changement radical
S'il y a une recommandation en matière de gouvernance qui se démarque parmi toutes, c'est celle-ci : configurer Single Sign-On (SSO) dès que possible, si ce n'est pas déjà fait.
Avant SSO, suivre qui utilisait ArcGIS sur le campus — et quels produits ils utilisaient — était largement un jeu devinette. Cela a complètement changé lorsque UF est passé au SSO. Parce qu'ArcGIS Pro et AGOL s'authentifient via le fournisseur d'identité UF, les administrateurs peuvent désormais voir qui se connecte, quand et avec quel produit. Cette visibilité est fondamentale pour presque tous les autres efforts de gouvernance.
SSO délègue également une partie importante de la gestion du cycle de vie utilisateur à l'infrastructure d'identité universitaire. Lorsqu'un utilisateur quitte l'organisation, sa capacité à s'authentifier est automatiquement révoquée — aucune intervention manuelle requise.
Désactivation : une politique, pas juste un processus
L'authentification gérée par SSO résout le problème d'accès lors du départ, mais crée un défi connexe : lorsqu'un utilisateur ne peut plus se connecter, il ne peut plus accéder à ses données. UF a développé une politique formelle de désactivation basée sur un principe simple — donner aux utilisateurs un préavis suffisant pour prendre des décisions éclairées concernant leurs données avant que l'accès ne soit coupé.
La politique utilise la dernière date de connexion AGOL comme signal principal. L'université accorde déjà aux étudiants un accès pendant trois semestres après leur départ et aux professeurs pendant 30 jours ; UF a choisi le seuil plus généreux — environ un an d'inactivité — comme déclencheur pour commencer la séquence de désactivation. Cela garantit que les utilisateurs qui s'authentifient encore via les systèmes universitaires conservent l'accès AGOL tant que leur connexion organisationnelle reste valide.
Après un an d'inactivité, tout le contenu du compte est mis en privé et retiré des groupes. Après six mois supplémentaires d'inactivité, l'utilisateur et tout contenu associé sont supprimés. L'ensemble du processus fonctionne via un script Python utilisant l'API AGOL. À ce jour, UF a mis plus de 3 000 contenus utilisateurs en privé, représentant plus de 50 000 éléments.
Les utilisateurs toujours affiliés à l'université mais n'ayant pas connecté AGOL depuis plus d'un an peuvent déclencher ce processus involontairement.La solution est simple : encourager les utilisateurs actifs à se connecter régulièrement et communiquer clairement pour qu'ils comprennent pourquoi c'est important.
Maintenir l'accès gratuit pour les étudiants
La licence site Esri d'UF est soutenue par diverses entités sur le campus. Cette structure maintient la plateforme accessible à la communauté étudiante tout en garantissant que les utilisateurs institutionnels plus lourds contribuent au coût du maintien. Trouver cet équilibre — et pouvoir le défendre auprès de la direction universitaire — est l'un des bénéfices directs de l'infrastructure de surveillance et des tableaux de bord décrits ci-dessus.
La communication est gouvernance
La technologie et l'automatisation peuvent vous mener loin, mais la gouvernance repose finalement sur la communication. UF utilise plusieurs canaux pour rester connecté avec sa base d'utilisateurs :
Tous les utilisateurs reçoivent au moins deux fois par an des e-mails couvrant les politiques actuelles, rappels et mises à jour. Les nouveaux utilisateurs reçoivent un e-mail d'intégration lors de leur inscription. Les utilisateurs consommant beaucoup d'espace entités reçoivent une sensibilisation ciblée. Les fonctionnalités popup intégrées d'AGOL ainsi que les messages d'accueil sont utilisées pour afficher directement dans la plateforme des informations opportunes. Et UF maintient une page dédiée AGOL servant comme hub central pour la documentation sur la gouvernance, les politiques du campus, ressources éducatives et FAQ. Cela aide à réduire le volume des questions ponctuelles adressées aux administrateurs en donnant aux utilisateurs un endroit où trouver eux-mêmes leurs réponses.
Points clés à retenir
La gouvernance est continue. Ce n'est pas un projet avec une ligne d'arrivée. La plateforme évolue, la base utilisateur change et les pressions sur le stockage reviennent. Construire des systèmes qui surveillent et répondent automatiquement rend la gouvernance durable.
Commencez par définir vos objectifs. Avant même d'examiner un rapport ou envoyer un e-mail, définissez ce que vous essayez d'accomplir. Les objectifs donnent forme à l'effort et vous aident à mesurer son efficacité.
Comprendre vos utilisateurs est essentiel. Savoir qui est sur la plateforme, ce qu'ils font et combien ils consomment est le préalable à toute décision ultérieure en matière de gouvernance.
Il n'existe pas de solution universelle. L'approche UF reflète son infrastructure, son personnel et son contexte institutionnel. Les principes sont transférables ; les détails d'implémentation peuvent ne pas l'être.
L'éducation prime sur la répression. Les utilisateurs qui comprennent pourquoi existent les politiques de gouvernance sont bien plus susceptibles de coopérer que ceux qui se sentent contrôlés. Chaque interaction lors d'une sensibilisation est une opportunité pour construire cette compréhension.
Perspectives futures
En priorisant la gouvernance, UF est passée d'une posture réactive — répondant aux avertissements liés au stockage et nettoyant après coup — à une posture proactive avec une visibilité en temps réel sur la santé de la plateforme et l'infrastructure nécessaire pour agir selon ce qu'elle observe. Le stockage des entités et le nombre d'utilisateurs sont désormais gérables, ce qui crée un espace pour prendre des décisions délibérées plutôt qu'urgence.
L'une des décisions actuellement à l'étude est de savoir s'il faut étendre la plateforme via ArcGIS Enterprise. Héberger certains cas d'utilisation à haute capacité de stockage sur des serveurs gérés par l'université pourrait soulager la pression sur AGOL, mais cela entraîne des coûts réels : infrastructure serveur, maintenance logicielle, surcharge de migration et temps du personnel. De même, AGOL lui-même offre l'option d'acheter une capacité de stockage de données de fonctionnalités premium, ce qui implique son propre calcul coût-bénéfice. Peser ces options les unes contre les autres — et contre des données d'utilisation réelles et bien comprises — est exactement le type d'analyse que permet une bonne gouvernance.
Le travail n'est pas terminé — il ne le sera jamais. Mais l'University of Florida est désormais en mesure d'aborder ce qui vient ensuite avec clarté, données et un plan.
Une note sur la communauté
Presque tout ce qui est décrit dans cet article a été façonné, au moins en partie, par les retours de la communauté GIS de l'enseignement supérieur au sens large. Lors de diverses réunions, les idées, approches et leçons durement acquises partagées par d'autres collègues de l'enseignement supérieur et des blogs comme celui-ci ont été inestimables. Si vous travaillez sur des défis similaires de gouvernance dans votre institution, cette communauté est l'une de vos meilleures ressources — et votre propre expérience vaut la peine d'y être restituée.
Citation
« L'une des leçons les plus importantes que UF a apprises tôt est qu'une gouvernance efficace ne sera pas atteinte sans avoir d'abord établi des objectifs. »
-Sam Palmer, University of Florida
