C’est un plaisir d’écrire pour cette série sur un sujet qui, selon moi, a de grandes répercussions sur la création de relations de mentorat plus fructueuses, formelles comme informelles, ainsi que sur la création et l’entretien de liens qui contribueront grandement à élargir votre réseau professionnel. Il s’agit de répondre le plus rapidement possible aux courriels et aux autres types de messages directs que vous recevez de vos collègues, clients, consommateurs ou collaborateurs.
Je m’appelle Dawn Wright et je suis directrice scientifique chez Esri. Au cours des 15 dernières années, j’ai aidé Esri à mieux comprendre la communauté scientifique et à collaborer plus efficacement avec elle. Cela a notamment consisté à accompagner certains de nos clients et collaborateurs Esri les plus proches, ainsi que des membres du personnel d’Esri. Sur le thème plus général de l’approche du mentorat, il n’y a pas de meilleure introduction, à mon avis, que celle proposée par Lisa Berry dans le premier billet de cette série. Allez le lire si vous l’avez manqué, ou relisez-le.
Dawn Wright, directrice scientifique d’Esri, photographiée avec son chien Riley.
J’aimerais ici me concentrer sur la compétence et la discipline fondamentales qui consistent à répondre… aux courriels, aux textos professionnels, aux messages directs professionnels, aux conversations instantanées, voire aux mentions sur des plateformes telles que MS Teams, Esri Community ou tout autre endroit où vous avez des comptes de médias sociaux d’entreprise. Je parle ici de votre vie professionnelle, même si j’essaie aussi de respecter ces principes dans mes échanges personnels avec mes amis et ma famille. Je suis vraiment sidérée par le nombre de collègues, clients, collaborateurs et autres qui « laissent tomber » ou « disparaissent » régulièrement. On appelle aussi cela le « ghosting ». Voici un exemple réel raconté par un collègue :
Désolé de ne pas t’avoir mis en contact avec <name of customer/user> plus tôt. Avec des milliers de courriels dans ma boîte de réception, il m’arrive de manquer des fils de discussion entiers (une triste réalité) !
Ne faites surtout pas comme ça ! J’ai pour principe qu’une personne réussit à la mesure de sa capacité à gérer ses courriels (ou toute autre correspondance professionnelle). C’est une discipline professionnelle essentielle à maîtriser.
La réactivité forge la réputation.
Et comme je l’ai dit à tant de personnes que j’accompagne, vous devez protéger votre réputation professionnelle (et celle de l’organisation que vous représentez) comme votre vie. Pour ma part, ce principe découle notamment des leçons durement apprises au cours de 17 années supplémentaires comme professeure d’université, avec des centaines d’étudiants qui comptaient sur moi chaque trimestre. C’est particulièrement important dans notre secteur géospatial et sur nos lieux de travail, d’autant plus que les technologies évoluent rapidement, tout comme les personnes qui les créent et les utilisent.
En tant que directrice scientifique, Dawn travaille comme une « équipe à elle seule », au service de toutes les divisions d’Esri et, à la demande de certains distributeurs. On la voit ici avec l’équipe d’Esri Allemagne, à son siège social.
4 principales raisons pour lesquelles c’est important
- Perte d’accès aux opportunités: Le réseautage repose sur une communication à double sens, qui ouvre souvent la porte à toutes sortes d’occasions professionnelles. Mais les occasions se présentent rarement à ceux qu’on ne peut pas joindre, et si elles sont convoitées, elles iront certainement à quelqu’un d’autre. Lorsqu’une personne « disparaît », elle peut être automatiquement écartée des futurs projets de réseautage, partenariats ou emplois. Cela peut considérablement freiner les choses, en nuisant non seulement à votre propre progression, mais aussi à la capacité de vos collègues à faire avancer un projet ou un livrable, ou à prendre du galon. Vous pourriez en fait les empêcher de faire leur travail.
- Érosion de la confiance et de la crédibilité: La réussite professionnelle repose sur le travail d’équipe, qui repose à son tour sur la confiance. « Disparaître » érode cette confiance, car cela entrave la collaboration et freine l’élan, tout en donnant l’impression d’un manque de responsabilité et de respect. Même si le fait de « disparaître » est dû au stress ou à une surcharge de travail, les autres peuvent y voir de l’indifférence, un manque de sens des responsabilités ou une incapacité à gérer correctement les exigences de notre profession et à y répondre.
- Gestion inefficace des conflits : Beaucoup de personnes qui « disparaissent » le font pour éviter les conversations difficiles ou les conflits. Pourtant, cela crée plus de problèmes que cela n’en règle : des malentendus s’installent, les solutions tardent et les conséquences professionnelles peuvent se faire sentir à long terme. En ne répondant pas dans des situations inconfortables — ou même dans des cas simples, comme une offre d’emploi ou un message d’un recruteur —, on risque de brûler des ponts qui pourraient nous être utiles plus tard dans notre carrière (voir le point 1). Qui sait ? La personne que vous ignorez aujourd’hui pourrait être une décisionnaire importante ou votre gestionnaire de demain.
- Faire peser involontairement une charge sur ses collègues: Bien souvent, si quelqu’un n’arrive pas à obtenir de réponse de votre part, il sollicitera vos collègues pour l’aider, en LEUR demandant de VOUS envoyer d’autres courriels, de vous téléphoner ou de vous transmettre des messages directs en son nom. C’est finalement injuste pour vos collègues, qui ont déjà leur propre charge de travail à gérer, surtout si les efforts à déployer pour vous joindre sont considérables. Dans le pire des cas, ils peuvent se retrouver entraînés dans des projets auxquels ils n’avaient jamais été associés au départ.
Conseils pour réussir
Les conseils ci-dessous m’ont été utiles au cours de mes plus de 40 ans de carrière, une carrière durant laquelle je n’ai jamais eu d’adjoint administratif attitré ! Si vous avez une personne assistante, achetez-lui immédiatement du chocolat ! Si vous n’avez aucun problème à répondre rapidement, félicitations et continuez comme ça ! Sinon…
- Efforcez-vous toujours de répondre dans les 24 heures les jours ouvrables.
- Activez toujours une réponse automatique lorsque vous êtes absent du bureau, si possible.
- Ne laissez jamais une boîte de réception quel qu’en soit le type dépasser la dizaine de messages, et encore moins la centaine ou le millier. Une fois les messages traités, CLASSEZ toujours les réponses dans les dossiers appropriés. Vous seriez surpris de voir combien d’éléments précieux de l’« historique » se perdent lorsque des fils de courriels disparaissent, parce que quelqu’un ne parvient pas à retrouver le contexte important, ni même à s’en souvenir. Nous ne sommes qu’humains. Laissez la technologie vous aider, notamment avec des outils d’organisation faisant appel à l’IA, qui signalent les messages oubliés ou indiquent ceux qui nécessitent une attention plus urgente de la part d’expéditeurs clés.
- Pensez à envoyer une réponse brève dans un premier temps. Par exemple : « Je suis débordé en ce moment, mais j’ai bien vu votre message et je vous répondrai dès que possible, je l’espère d’ici une semaine. Merci de votre patience. » Cela confirme que la demande de la personne a été vue et qu’elle est prise en compte, tout en apaisant la crainte ou la frustration de ne pas recevoir de réponse immédiate.
- Petit plus : Si vous êtes étudiant et que vous écrivez spontanément à un professeur ou à une autre personnalité éminente (c’est-à-dire quelqu’un que vous n’avez jamais rencontré), ne commencez surtout PAS votre message par « Salut [Prénom] ». Vous ne pensez probablement pas à mal, mais pour la personne qui le reçoit — surtout si elle appartient à la génération X ou à une génération antérieure, ou si elle possède de nombreux titres —, cette formule est considérée comme extrêmement peu professionnelle au mieux, et très irrespectueuse au pire. Elle donne un ton trop décontracté, trop familier, voire parfois infantile ou présomptueux.
- Pour les médias sociaux, j’utilise Chrome : c’est le moyen le plus simple d’avoir tous mes comptes de médias sociaux dans différents onglets d’une même fenêtre. Je peux ainsi passer facilement d’un compte à l’autre pour répondre rapidement aux messages directs ou aux mentions.
- Cela dit, n’oubliez pas de PRENDRE AUSSI SOIN DE VOUS. S’éloigner un peu du train-train quotidien vous aide à recharger vos batteries, vous donne de nouvelles idées et vous fait tout simplement du bien. Vous aurez ainsi, je l’espère, davantage envie de répondre à chaque message pertinent que vous recevez de la part de gestionnaires, de collègues, de clients, d’utilisateurs, d’étudiants impressionnables, de personnes souhaitant faire carrière dans les SIG, de membres de la communauté et bien d’autres encore.
En conclusion
Dans un monde professionnel axé sur les relations et largement tributaire du réseautage, la capacité à répondre de manière constante et fiable aux communications est considérée comme une compétence essentielle. Son absence est perçue comme un manque de professionnalisme, de fiabilité et de courtoisie. Il faut bien sûr s’attendre à des retards occasionnels dus à la « surcharge numérique », à laquelle nous sommes tous confrontés. Mais ceux qui « disparaissent » régulièrement mettent vraiment en péril leur carrière : ce comportement crée des obstacles durables aux opportunités, détruit la confiance et entrave la résolution des conflits. Malheureusement, il peut ruiner votre réputation. Alors, pour vous bâtir la meilleure réputation possible, ainsi qu’à votre entreprise, votre organisation ou votre agence… RÉPONDEZ !
