Les métadonnées dans SharePoint peuvent être gérées dans : <\/P>
<\/span><\/P> <\/P>Le cœur du système de métadonnées gérées de SharePoint est la fonctionnalité des termes gérés. Vous pouvez décider quels termes vous souhaitez utiliser pour étiqueter les données et restreindre les utilisateurs à un nombre limité d'étiquettes de métadonnées pour cataloguer les documents.<\/P>Par exemple, supposons que vous avez un département comptable. Certains de vos employés peuvent saisir des données telles que 1 Acct Dept7 ou 1 Account. Dept7 ou 1 AD7. Bien que ces termes puissent tous faire référence à la même chose parce que les gens ont saisi les noms dans le système de différentes manières, il sera presque impossible de maintenir la cohérence et de récupérer facilement l'information avec ces variations de nommage. En utilisant le Term Store, vous pouvez saisir le terme comme 1 Accounting Department7, et partout dans SharePoint où ce champ est utilisé, ce terme sera saisi de manière cohérente lorsqu'il fait référence à ce département spécifique. <\/P>Les termes gérés apportent de la cohérence à vos métadonnées, ce qui facilite l'organisation et la recherche de tout.<\/P>Auto-étiquetage des documents<\/STRONG><\/FONT><\/P>Pour étiqueter les documents avec les termes/mots-clés appropriés, vous pouvez profiter des connecteurs SharePoint dans Power automate. Ils peuvent être utilisés pour vérifier si un terme particulier (mot-clé) existe dans le term store afin d'auto-étiqueter les documents lorsqu'ils sont téléchargés dans des bibliothèques de documents spécifiques et créer de nouveaux termes s'ils n'existent pas dans le term store.<\/P>Nous utiliserons le connecteur Send an HTTP request to SharePoint<\/STRONG> pour communiquer avec l'API REST de SharePoint. L'utilisation de cette action nous permet de construire et d'exécuter des requêtes API REST SharePoint.<\/P>Nous avons également la possibilité d'utiliser l'API Graph, mais l'application devrait être enregistrée sur Azure AD. De plus, le connecteur HTTP Graph API est un connecteur premium qui nécessite une licence Power apps autonome. En raison de ces limitations et étant donné que la gestion des métadonnées est spécifique à SharePoint, l'API REST SharePoint est une meilleure option.<\/P>
<\/span><\/P>Étapes :<\/P>Le flux ci-dessus sera déclenché chaque fois qu'un document est téléchargé dans une bibliothèque de documents SharePoint spécifique.<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>Pour cet exemple, j'ai utilisé la bibliothèque de documents Esri Offices dans la collection de sites SharePoint a4sp.<\/P>En utilisant la méthode Get dans l'action Send an HTTP request to SharePoint, nous pouvons récupérer tous les termes actuellement stockés dans le term store de l'organisation SharePoint.<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>La sortie de l'action Send an HTTP request to SharePoint est au format JSON et comme nous ne sommes intéressés que par le nom et l'id de chaque terme, nous devons analyser la sortie JSON de l'action ci-dessus.<\/P>L'étape suivante serait d'obtenir le term qui doit être attribué à tous les documents nouvellement téléchargés dans la bibliothèque de documents spécifiée.<\/P> <\/P> <\/P>Pour cet exemple, nous utiliserons les termes saisis dans une liste SharePoint.<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>Dans cet exemple, nous lisons la dernière ou la plus récente entrée dans la liste SharePoint.<\/P>Nous utilisons ensuite une condition pour vérifier si le terme existe dans le term store (au sein du groupe de termes et du jeu de termes spécifiés).<\/P> <\/P>
<\/span><\/P> <\/P>Si le terme existe déjà, alors nous ne créons pas une nouvelle entrée dans le term store, au lieu de cela nous mettrons à jour la propriété du fichier en ajoutant le mot-clé/terme/étiquette.
Si le terme n'existe pas, nous utilisons alors la méthode POST dans l'action Send an HTTP request to SharePoint et créons une entrée pour le nouveau terme dans le term store (le terme sera créé au sein du groupe de termes et du jeu de termes spécifiés dans les actions précédentes). Après que le nouveau terme soit créé dans le term store, nous mettrons ensuite à jour la propriété du fichier en ajoutant le mot-clé/étiquette/terme au fichier.<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>La vidéo ci-dessous illustre le flux Power automate ci-dessus en action :
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