Este ejemplo de viaje de gobernanza es moldeado y compartido por Sam Palmer, Assistant Scholar, GeoPlan Center en la University of Florida. Gracias a Sam y al equipo de la University of Florida por compartir sus experiencias y lecciones aprendidas.
El desafío
La University of Florida tiene miles de estudiantes, profesores y personal que dependen de ArcGIS en una enorme variedad de disciplinas. La mayor parte de ese uso se realiza a través de ArcGIS Online (AGOL), y durante años, la plataforma funcionó sin mucha supervisión formal.
UF estableció su instancia AGOL por primera vez en 2010, pero la adopción significativa no se consolidó hasta alrededor de 2014. En esos primeros años, el enfoque fue mayormente de no intervención — y por un tiempo, eso estuvo bien. Pero a medida que el uso creció, también lo hizo la complejidad para gestionarlo. Se acumuló data, los usuarios iban y venían, y el almacenamiento de features aumentó gradualmente.Luego, en 2023, los administradores comenzaron a ver una advertencia al iniciar sesión que dejó algo inequívocamente claro: la plataforma estaba a su capacidad máxima.
Ese momento fue el catalizador para un esfuerzo de gobernanza que ahora ha durado tres años y ha tocado casi todos los aspectos de cómo UF gestiona su entorno ArcGIS.
Estableciendo metas antes de actuar
Una de las lecciones más importantes que UF aprendió desde temprano es que una gobernanza efectiva no se logrará sin primero establecer metas. Antes de sumergirse en el trabajo técnico, el equipo dio un paso atrás y definió lo que realmente quería lograr:
- Justificar la licencia del sitio Esri ante el liderazgo de UF
- Desarrollar una comprensión más clara de quién está usando la plataforma y cómo
- Reducir el almacenamiento de features
- Establecer un proceso formal para la desvinculación de usuarios
- Eliminar cuentas no SSO siempre que sea posible
- Monitorear proactivamente la plataforma y comunicarse con los usuarios
Estas metas moldearon todo lo que siguió. Algunos se han logrado. Otros están en curso. Todos siguen siendo relevantes.
Entendiendo el sistema: informes, datos y paneles
Fuente: https:\/\/ufl.maps.arcgis.com\/apps\/dashboards\/0b96868c3d8742a38e01aca762aeef80#
El viaje de gobernanza comenzó con un paso simple: descargar los informes de miembros e ítems desde AGOL. Estos archivos CSV, disponibles para cualquiera con privilegios administrativos, contienen una gran cantidad de información. Ordenados por almacenamiento de features, revelaron rápidamente que un pequeño número de usuarios consumía una abrumadora parte del almacenamiento de la plataforma.
El equipo comenzó contactando directamente a los 10 principales usuarios, luego se expandió a los 100 principales. El enfoque fue deliberadamente personal. Los correos electrónicos dirigían a los usuarios por nombre, referenciaban ítems específicos y requerían una respuesta. El tono importa; cuanto más parecía una conversación real y menos como una alerta automatizada, mejores eran los resultados. En muchos casos, las capas de features habían sido creadas por error, contenían datos que ya no se necesitaban o simplemente podían convertirse a almacenamiento de archivos sin pérdida alguna de funcionalidad para los mapas que dependían de ellas.La clave, siempre, fue educar al usuario, no solo pedirles que eliminaran cosas.
El alcance dirigido produjo ganancias rápidas y significativas. Pero no fue una solución a largo plazo por sí sola.
Automatizando el proceso de monitoreo
Las descargas manuales de informes son un punto de partida, no una estrategia. Para monitorear la plataforma continuamente, UF construyó una canalización automatizada usando scripts Python que descargan diariamente los informes de miembros e ítems y los cargan en una base de datos gestionada por la universidad. Una tabla personalizada de estado se unió a cada registro de miembro, enriqueciendo los datos con información contextual — afiliación universitaria, estatus estudiante versus profesor y más. Las vistas agregadas derivadas de estas tablas se retroalimentan en AGOL, donde alimentan paneles disponibles para usuarios con permisos apropiados.
Esos paneles sirven a audiencias y propósitos distintos. Uno está construido específicamente para demostrar el valor de la plataforma AGOL al liderazgo de UF y ayudar a justificar el costo de la licencia del sitio. Otro da visibilidad a los administradores a nivel facultad sobre sus propios usuarios. La canalización diaria también genera un correo electrónico automatizado resumiendo cambios en el conteo de usuarios, conteo de ítems y almacenamiento de features. Cuando aparece un pico, scripts adicionales identifican a los usuarios responsables e inician contacto para comenzar la conversación sobre reducir su huella.
Vale la pena señalar que el enfoque de UF — usar una base externa — es solo un camino. Otras universidades han construido flujos efectivos completamente dentro de la plataforma. No hay una única respuesta correcta, solo la respuesta que encaja con la infraestructura y experiencia existentes en tu institución.
Single Sign-On: Un cambio radical
Si hay una recomendación sobre gobernanza que sobresale sobre las demás, es esta: configura Single Sign-On (SSO) lo antes posible, si aún no lo has hecho.
Antes del SSO, rastrear quién usaba ArcGIS en todo el campus — y qué productos usaban — era mayormente un juego adivinatorio. Eso cambió completamente cuando UF adoptó SSO. Porque tanto ArcGIS Pro como AGOL autentican mediante el proveedor de identidad UF, los administradores ahora pueden ver quién inicia sesión, cuándo y con qué producto. Esa visibilidad es fundamental para casi todos los demás esfuerzos de gobernanza.
SSO también descarga una parte significativa del manejo del ciclo vital del usuario hacia la infraestructura identitaria universitaria. Cuando un usuario se separa de la organización, su capacidad para autenticarse se revoca automáticamente — sin intervención manual requerida.
Desvinculación: Una política, no solo un proceso
La autenticación gestionada por SSO resuelve el problema del acceso tras separación, pero crea un desafío relacionado: cuando un usuario ya no puede iniciar sesión, tampoco puede acceder a sus datos. UF desarrolló una política formal para desvinculación basada en un principio simple — dar a los usuarios suficiente aviso previo para tomar decisiones informadas sobre sus datos antes que termine su acceso.
La política usa como señal principal la última fecha de inicio sesión en AGOL. La universidad ya otorga acceso a estudiantes por tres términos después de separación y a profesores por 30 días; UF eligió el umbral más generoso — aproximadamente un año sin actividad — como disparador para comenzar la secuencia de desvinculación. Esto asegura que usuarios aún autenticándose mediante sistemas universitarios mantendrán acceso AGOL mientras su inicio organizacional siga válido.
Después de un año sin actividad, todo contenido en la cuenta se pone privado y se elimina de grupos. Tras seis meses adicionales sin actividad, el usuario y todo contenido asociado son eliminados. Todo el proceso corre vía scripting Python contra la API AGOL. Hasta ahora UF ha puesto contenido privado para más de 3,000 usuarios, representando más de 50,000 ítems.
Usuarios aún afiliados a la universidad pero que no han iniciado sesión en AGOL por más de un año pueden activar este proceso inadvertidamente.La solución es sencilla: incentivar a usuarios activos a iniciar sesión regularmente y comunicar claramente para que entiendan por qué es importante.
Manteniendo acceso gratuito para estudiantes
La licencia del sitio Esri en UF es apoyada por varias entidades del campus. Esta estructura mantiene accesible la plataforma para la comunidad estudiantil, asegurando al mismo tiempo que los usuarios institucionales más intensivos contribuyan al costo para sostenerla. Lograr este equilibrio — y poder defenderlo ante el liderazgo universitario — es uno de los beneficios directos del monitoreo e infraestructura del panel descritos arriba.
La comunicación es gobernanza
La tecnología y automatización pueden llevarte lejos, pero la gobernanza finalmente depende de la comunicación. UF usa varios canales para mantenerse conectado con su base usuaria:
Todos los usuarios reciben correos al menos dos veces al año cubriendo políticas actuales, recordatorios y actualizaciones. Los nuevos usuarios reciben un correo inicial al registrarse. Usuarios con consumo significativo reciben comunicaciones dirigidas. Las funciones integradas popup y mensaje bienvenida en AGOL se usan para mostrar información oportuna directamente dentro de la plataforma. Y UF mantiene una página dedicada AGOL como centro centralizado para documentación gubernamental, políticas del campus, recursos educativos y preguntas frecuentes. Esto ayuda a reducir preguntas aisladas hacia administradores dando lugar donde encontrar respuestas autónomamente.
Conclusiones clave
La gobernanza es continua. No es un proyecto con línea final. La plataforma evoluciona, la base usuaria cambia y las presiones sobre almacenamiento regresan. Construir sistemas que monitoreen y respondan automáticamente es lo que hace sostenible la gobernanza continua.
Comienza con metas. Antes siquiera tocar un informe o enviar un correo define qué intentas lograr. Las metas dan forma al esfuerzo y ayudan a medir si funciona.
Entender tus usuarios lo es todo. Saber quién está en la plataforma, qué hacen y cuánto consumen es prerrequisito para cada decisión gubernamental posterior.
No hay solución universal. El enfoque UF refleja su infraestructura, personal y contexto institucional. Los principios son transferibles; los detalles implementativos pueden no serlo.
La educación supera a la imposición. Usuarios que entienden por qué existen políticas gubernamentales cooperan mucho más que quienes se sienten controlados. Cada interacción comunicativa es oportunidad para construir ese entendimiento.
Mirando hacia adelante
Al priorizar gobernanza, UF ha pasado desde una postura reactiva — respondiendo advertencias sobre almacenamiento y limpiando después del hecho — hacia una proactiva con visibilidad en tiempo real sobre salud plataforma e infraestructura para actuar según lo observado. El almacenamiento feature y conteo miembros ahora son manejables creando espacio para decisiones deliberadas en lugar urgentes.
Una de esas decisiones que se están considerando actualmente es si extender la plataforma a través de ArcGIS Enterprise. Alojar ciertos casos de uso de alto almacenamiento en servidores gestionados por la universidad podría aliviar la presión sobre AGOL, pero conlleva costos reales: infraestructura de servidores, mantenimiento de software, sobrecarga de migración y tiempo del personal. De manera similar, AGOL en sí ofrece la opción de comprar capacidad premium para el almacenamiento de datos de funciones, lo que implica su propio cálculo de costo-beneficio. Ponderar estas opciones entre sí — y frente a datos reales y bien entendidos de uso — es exactamente el tipo de análisis que una buena gobernanza hace posible.
El trabajo no está terminado — nunca lo estará. Pero la University of Florida ahora está en posición de abordar lo que viene con claridad, datos y un plan.
Una nota sobre la comunidad
Casi todo lo descrito en este artículo fue moldeado, al menos en parte, por los comentarios de la comunidad más amplia de GIS en educación superior. A lo largo de varias reuniones, las ideas, enfoques y lecciones duramente ganadas compartidas por otros colegas de educación superior y blogs como este han sido invaluables. Si estás enfrentando desafíos similares de gobernanza en tu institución, esta comunidad es uno de tus mejores recursos — y tu propia experiencia es algo que vale la pena aportar a ella.
Cita
“Una de las lecciones más importantes que UF aprendió desde el principio es que no se logrará una gobernanza efectiva sin antes establecer objetivos.”
-Sam Palmer, University of Florida
