Es un placer escribir para esta serie sobre un tema que, en mi opinión, tiene enormes implicaciones para crear relaciones de mentoría más enriquecedoras, tanto formales como informales, así como para establecer y mantener contactos que ampliarán considerablemente tu red profesional. El tema es la importancia de responder lo antes posible a los correos electrónicos y a cualquier otro tipo de mensaje directo que recibas de colegas, clientes, usuarios o colaboradores.
Me llamo Dawn Wright y soy la científica jefe de Esri. Durante los últimos 15 años, me he encargado de ayudar a Esri a comprender mejor a la comunidad científica y a relacionarse con ella de manera más eficaz. Esto ha incluido asesorar a algunos de nuestros clientes y colaboradores más cercanos, así como al personal de Esri. Sobre el tema más amplio de cómo abordar la mentoría, en mi opinión, no hay mejor introducción que la que ofreció Lisa Berry en la primera publicación de esta serie. Échale un vistazo si te la perdiste o vuelve a leerla.
La científica jefe de Esri, Dawn Wright, aparece en la foto con su perro Riley.
Aquí me gustaría centrarme en la singular habilidad y disciplina de responder… a correos electrónicos, mensajes de texto profesionales, mensajes directos profesionales, chats e incluso menciones en plataformas como MS Teams, Esri Community o cualquier otra en la que tengas cuentas de redes sociales corporativas. Me refiero aquí a tu vida profesional, aunque también intento aplicar estos principios en la correspondencia personal con amigos y familiares. Me sorprende de verdad la cantidad de colegas, clientes, colaboradores y otras personas que «dejan las cosas a medias» o «desaparecen» con regularidad. A esto también se le llama «ghosting». Este es un ejemplo real que me contó un colega:
Perdona que no te haya puesto en contacto antes con <name of customer/user>. Con los miles de correos que tengo en la bandeja de entrada, a veces se me pasan hilos enteros (¡una triste realidad).
¡No dejes que te pase esto! Un principio que sigo es que el éxito de una persona depende de su capacidad para gestionar el correo electrónico (o cualquier otro tipo de correspondencia profesional). Es una disciplina profesional fundamental que hay que dominar.
Responder genera reputación.
Y, como les he dicho a tantos alumnos a los que he asesorado, debes proteger tu reputación profesional (y la de la organización que representas) como si te fuera la vida en ello. En mi caso, esto se debe en parte a las lecciones que aprendí a base de esfuerzo durante 17 años más como profesora universitaria, con cientos de estudiantes que dependían de mí cada semestre. Esto es especialmente importante para el sector geoespacial y nuestros lugares de trabajo, sobre todo por la rapidez con que evolucionan las tecnologías y las personas que las crean y utilizan.
Como científica jefe, Dawn trabaja como un «equipo unipersonal», presta servicio a todas las divisiones de Esri y, cuando ciertos distribuidores lo solicitan, también colabora con ellos. En la foto aparece con Esri Alemania en su sede.
4 razones principales por las que esto importa
- Pérdida de oportunidades: La creación de redes de contactos requiere una comunicación bidireccional y, a menudo, brinda oportunidades profesionales de todo tipo. Pero las oportunidades rara vez llegan a quienes no están localizables y, si hay competencia, sin duda se las ofrecerán a otras personas. Cuando alguien «desaparece», pueden descartarlo automáticamente para futuras oportunidades de establecer contactos, asociarse o conseguir empleo. Esto puede frenar considerablemente el impulso y afectar no solo a tu capacidad de avanzar, sino también a la de tus colegas, tanto en un proyecto como en la entrega de un trabajo. De hecho, podrías estar impidiéndoles hacer su trabajo.
- Pérdida de confianza y credibilidad: El éxito profesional depende del trabajo en equipo, que a su vez se basa en la confianza. «Desaparecer» erosiona esa confianza porque, una vez más, obstaculiza la colaboración y el progreso, además de transmitir falta de responsabilidad y respeto. Aunque alguien «desaparezca» por estrés o por tener mucho trabajo, los demás pueden interpretarlo como apatía, falta de responsabilidad o incapacidad para gestionar y cumplir adecuadamente con las exigencias de nuestra profesión.
- Gestión ineficaz de los conflictos: Algunas personas que «desaparecen» lo hacen para evitar conversaciones incómodas o conflictos. Sin embargo, esto genera más problemas de los que resuelve: da lugar a malentendidos, retrasa las soluciones y puede tener consecuencias profesionales a largo plazo. Al no responder en situaciones incómodas, o incluso en otras tan sencillas como una oferta de trabajo o un mensaje de un reclutador, quizá estén quemando puentes que podrían necesitar más adelante en su carrera (volvemos al punto 1). ¿Quién sabe? La persona a la que ignoras hoy podría ser mañana quien tome decisiones importantes o tu jefe.
- Carga innecesaria para los colegas: Muchas veces, si alguien tiene dificultades para obtener una respuesta tuya, recurrirá a tus colegas para que le ayuden a conseguirla y les pedirá A ELLOS que te envíen más correos, te llamen o te manden mensajes directos en su nombre. Esto es, en definitiva, injusto para tus colegas, que también tienen que gestionar su propia carga de trabajo, sobre todo si tienen que esforzarse mucho para localizarte. En el peor de los casos, podrían verse arrastrados a un proyecto en el que nunca habían participado.
Consejos para triunfar
Los consejos que aparecen a continuación me han servido durante mis más de 40 años de carrera, ¡y nunca he tenido una asistente administrativa! Si tienes una, ¡cómprale chocolate ahora mismo! Si no tienes problemas para responder, ¡enhorabuena y sigue así! Pero si no es tu caso…
- Procura responder siempre en un plazo de 24 horas durante los días laborables.
- Siempre que sea posible, activa la respuesta automática cuando estés fuera de la oficina.
- No dejes nunca que una bandeja de entrada de ningún tipo llegue a tener decenas de mensajes, y mucho menos cientos o miles. Una vez respondidos o gestionados, archiva SIEMPRE los mensajes en las carpetas correspondientes. Te sorprendería saber cuántos antecedentes valiosos se pierden cuando desaparecen los hilos de correo porque alguien no puede recuperar información importante, y mucho menos recordarla. No somos más que humanos. Deja que la tecnología te ayude, incluso con herramientas de IA que organicen tus mensajes y señalen los que no has leído o etiqueten los que requieran atención más urgente por parte de remitentes importantes.
- Considera enviar una respuesta breve como primer mensaje. Por ejemplo: «Ahora mismo estoy hasta arriba, pero he visto tu mensaje y te responderé en cuanto pueda, espero que dentro de una semana. Gracias por tu paciencia». Así reconoces que has visto y valoras la solicitud de la otra persona, y evitas que se preocupe o se frustre por no recibir una respuesta inmediata.
- Puntos extra: Si eres estudiante y contactas de improviso con un profesor u otra persona destacada (es decir, alguien a quien nunca has conocido en persona), NO empieces el mensaje con «Hola, [nombre]». Seguramente no lo haces con mala intención, pero para quien lo recibe, sobre todo si pertenece a la generación X o es mayor, o cuenta con muchas credenciales, esto se considera extremadamente poco profesional en el mejor de los casos y muy irrespetuoso en el peor. Da un tono demasiado informal y familiar, a veces incluso infantil o presuntuoso.
- Para las redes sociales, uso Chrome, ya que permite tener todas mis cuentas abiertas en distintas pestañas de una misma ventana. Así puedo pasar fácilmente de una cuenta a otra y responder enseguida a los mensajes directos o las menciones.
- Dicho todo esto, no olvides RESPONDERTE A TI MISMO. Alejarte un rato de la rutina te ayuda a recargar energías, te aporta ideas nuevas y, sencillamente, te hace sentir mejor. Ojalá eso te anime a volver con más ganas a responder todos los mensajes pertinentes que recibas de jefes, colegas, clientes, usuarios, estudiantes con mucho potencial, personas que aspiran a dedicarse a los SIG, miembros de la comunidad y muchos más.
Reflexiones finales
En un mundo profesional basado en las relaciones y muy dependiente de los contactos, la capacidad de responder de forma constante y fiable a las comunicaciones se considera una habilidad fundamental. No hacerlo se percibe como una actitud poco profesional, poco fiable y descortés. Es normal que a veces nos retrasemos debido a la «sobrecarga digital», algo con lo que todos lidiamos. Pero quienes «desaparecen» habitualmente ponen realmente en riesgo su carrera, ya que este comportamiento crea obstáculos duraderos para acceder a oportunidades, destruye la confianza y dificulta la resolución de conflictos. Por desgracia, puede arruinar tu reputación. Así que, para construir la mejor reputación posible, tanto para ti como para tu empresa, organización o agencia… ¡RESPONDE!
