Procesos de Archivo y Preservación para Materiales de ArcGIS

Question

Hola a todos -

No estoy seguro del mejor lugar para publicar esto - si hay un foro mejor para publicarlo, avísenme y puedo moverlo.

En la universidad donde trabajo, TI y la Biblioteca están casi completamente fusionados en el mismo departamento. Las oficinas de TI también están ubicadas en la Biblioteca (así que yo también paso la mayor parte del tiempo en la biblioteca).

Una cosa en la que hemos estado trabajando es en establecer un buen proceso para la preservación de materiales de ArcGIS. Esto podría ser cualquier cosa: mapas impresos, mapas digitales, StoryMaps; los materiales impresos físicos no son tan complicados de planificar como los mapas digitales y StoryMaps.

* No solo almacenamos materiales para proyectos a largo plazo, sino más desde una perspectiva de servicios bibliotecarios. De hecho, recibimos bastante tráfico con exposiciones virtuales. Exposiciones Virtuales de St. Olaf

Tengo curiosidad si hay alguien más que también trabaje con este tipo de proyectos. ¿Tienen un proceso que usan para transferir la propiedad, almacenar o procesar materiales digitales producidos por profesores, estudiantes, personal u otros usuarios para su preservación?

Para nuestro proceso actual de archivo, transferimos proyectos a un grupo de ArcGIS Online de colecciones de la biblioteca y nos aseguramos de que los materiales se transfieran a una cuenta que será a largo plazo. También tenemos un formulario que las personas firman para asegurar que tenemos derechos para usar los materiales. Hasta ahora ha funcionado bien, pero tengo curiosidad si alguien más tiene su propio proceso.

* Nuestra política de retención de datos es de 3 años: si alguien se gradúa o deja la universidad, conservamos sus datos por 3 años y luego todo se elimina. Así que tratamos de transferir la propiedad a alguien en la biblioteca para asegurarnos de que el contenido no se pierda. No permitimos cuentas de servicio, así que tiene que ser una persona real (en este caso, el bibliotecario de colecciones especiales)

¡Gracias y espero que todos estén bien!

SaraJL · Answer

I think there might be a little confusion on the question!

I don't need troubleshooting help with account transferring - we just transfer ownership to accounts for someone else at the university. This nice part about this process is that is doesn't require a portal - someone just needs admin level permissions. It also does not require the linking of multiple accounts.

We typically do this by going into the user's account, click on the item (example: a web map) and then you can use Change owner to anyone in the organization.

Approaching this situation - I am thinking about this in a very similar fashion to if someone has books or print materials they want to donate to a library for others to read! Or if they have artifacts to donate to a museum collection to be preserved over time.

My main question is just about what people do for data retention, long-term storage of ArcGIS materials!  How do you maintain the projects to make sure that everything stays active (free of broken links, 100% accessible to the public, no sharing restrictions, etc.) and have long-term sustainability?

Does anyone currently work with a college library as well for the preservation of digital materials?

Thank you!

Sara

ShareUser · Answer

Hello,

We use the ArcGIS Assistant tool to transfer content to public accounts or the student's new org account. There are limitations but we've had a lot of success.

https://community.esri.com/t5/education-blog/arcgis-assistant-beta-tool-for-managing-content/ba-p/1060036

https://guide.assistant.esri-ps.com/docs/ https://assistant.esri-ps.com

Beth Zizzamia (she/her/hers)
GIS Operations Manager
Spatial Analysis Lab
University of Richmond
Department of Geography, Environment and Sustainability
https://sal-urichmond.hub.arcgis.com/

ShareUser · Answer

Hello Khalil -

Public accounts don't work for preservation purposes because there isn't a way for an administrator to maintain the content! Once the public account is deactivated, or something happens to it that causes it to lose credits, etc - the host institution won't have a way to manage it, pass ownership, or make sure that the content stays active.

In terms of preservation - this would have to include materials that need long-term sustainability and can be potentially managed by multiple users (so an ArcGIS Online group, etc.).

There is also no way to switch between an ArcGIS organization (SAML organization) account to an ArcGIS public account because these are 2 separate accounts. Unless that has changed recently - please share the documentation if you happen to know something different!