Los metadatos en SharePoint pueden gestionarse en:<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>El corazón del sistema de Managed Metadata de SharePoint es la función de términos gestionados. Puedes decidir qué términos quieres usar para etiquetar datos y restringir a los usuarios a un número limitado de etiquetas de metadatos para catalogar documentos.<\/P>Por ejemplo, supongamos que tienes un departamento de contabilidad. Algunos de tus empleados pueden ingresar datos como Acct Dept o Account. Dept o AD. Aunque todos estos pueden referirse a lo mismo porque las personas han ingresado nombres en el sistema de diferentes maneras, será casi imposible mantener la coherencia y recuperar información fácilmente con estas variaciones de nombres. Usando el Term Store, puedes ingresar el término como Accounting Department, y en cada lugar dentro de SharePoint que use ese campo, ese término se ingresará consistentemente al referirse a ese departamento específico. <\/P>Los términos gestionados aportan coherencia a tus metadatos facilitando la organización y búsqueda de todo.<\/P>Etiquetado automático de documentos<\/STRONG><\/FONT><\/P>Para etiquetar documentos con términos/palabras clave apropiadas, puedes aprovechar los conectores de SharePoint en Power automate. Se pueden usar para verificar si un término particular (palabra clave) existe en el term store para etiquetar automáticamente documentos cuando se cargan en bibliotecas de documentos específicas y crear nuevos términos si no existen en el term store.<\/P>Usaremos el conector Send an HTTP request to SharePoint<\/STRONG> para comunicarnos con la API REST de SharePoint. Usar esta acción nos permite construir y ejecutar consultas a la API REST de SharePoint.<\/P>También tenemos la opción de usar la Graph API, pero la aplicación necesitaría estar registrada en Azure AD. Además, el conector HTTP de Graph API es un conector premium que requiere una licencia independiente de Power apps. Debido a estas limitaciones y dado que la gestión de metadatos es específica de SharePoint, la API REST de SharePoint es una mejor opción.<\/P>
<\/span><\/P>Pasos:<\/P>El flujo anterior se activará cada vez que se cargue un documento en una biblioteca específica de documentos de SharePoint.<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>Para este ejemplo, he usado la biblioteca de documentos Esri Offices en la colección de sitios SharePoint a4sp.<\/P>Usando el método Get en Send an HTTP request to SharePoint, podemos recuperar todos los términos almacenados actualmente en el term store de la organización SharePoint.<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>La salida del Send an HTTP request to SharePoint está en formato JSON y dado que solo nos interesan el nombre y el id de cada término, debemos analizar la salida JSON de la acción anterior.<\/P>El siguiente paso sería obtener el termino que debe asignarse a todos los documentos recién cargados en la biblioteca especificada.<\/P> <\/P> <\/P>Para este ejemplo, usaremos los términos ingresados en una lista de SharePoint.<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>En este ejemplo, estamos leyendo la última o más reciente entrada en la lista de SharePoint.<\/P>Luego usamos una condición para verificar si el término existe en el term store (dentro del grupo y conjunto de términos especificados).<\/P> <\/P>
<\/span><\/P> <\/P>Si el término ya existe, entonces no creamos una nueva entrada en el term store, sino que procedemos a actualizar la propiedad del archivo agregando la palabra clave/término/etiqueta.<\/P>Si el término no existe, entonces usamos el método POST en la acción Send an HTTP request to SharePoint y creamos una entrada para el nuevo término en el term store (el término se creará dentro del grupo y conjunto de términos especificados en las acciones anteriores). Después de crear el nuevo término en el term store, actualizaremos la propiedad del archivo agregando la palabra clave/etiqueta/término al archivo.<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>El video a continuación ilustra el flujo anterior de Power automate en acción:<\/P> <\/P>https:\/\/players.brightcove.net\/6161463677001/default_default/index.html?videoId=6316925386112
