Es ist mir eine Freude, für diese Reihe über ein Thema zu schreiben, das meiner Ansicht nach große Auswirkungen darauf hat, wie wir wirkungsvollere Mentoring-Beziehungen aufbauen – sowohl formelle als auch informelle – und wie wir Kontakte knüpfen und pflegen, die unser berufliches Netzwerk erheblich erweitern. Es geht darum, auf E-Mails und andere Arten direkter Nachrichten, die Sie von Kolleginnen und Kollegen, Kundinnen und Kunden oder Kooperationspartnern erhalten, möglichst schnell zu reagieren.
Mein Name ist Dawn Wright, und ich bin Chief Scientist bei Esri. In den vergangenen 15 Jahren habe ich dazu beigetragen, dass Esri die wissenschaftliche Gemeinschaft besser versteht und wirksamer mit ihr zusammenarbeitet. Dazu gehörte auch die Betreuung einiger unserer engeren Esri-Kunden und Kooperationspartner sowie von Esri-Mitarbeitenden. Zum umfassenderen Thema Mentoring angehen gibt es meiner Ansicht nach keine bessere Einführung als den Beitrag von Lisa Berry als ersten Blog dieser Reihe. Schauen Sie gern rein, falls Sie ihn verpasst haben, oder lesen Sie ihn noch einmal.
Esri Chief Scientist Dawn Wright mit ihrem Hund Riley.
Hier möchte ich mich auf die besondere Fähigkeit und Disziplin konzentrieren, auf E-Mails, berufliche Textnachrichten, Direktnachrichten, Chats oder sogar Markierungen auf Plattformen wie MS Teams, Esri Community oder anderen Plattformen zu antworten, auf denen Sie über geschäftliche Social-Media-Konten verfügen. Ich beziehe mich hier auf Ihr Berufsleben, obwohl ich auch im persönlichen Schriftverkehr mit Freunden und Familie versuche, mich an diese Grundsätze zu halten. Es überrascht mich wirklich, wie viele Kolleginnen und Kollegen, Kunden, Kooperationspartner und andere regelmäßig „den Ball fallen lassen“ oder „abtauchen“. Man nennt das auch „Ghosting“. Hier ein echtes Beispiel von einem Kollegen:
Entschuldige, dass ich dich nicht schon früher mit <name of customer/user> in Kontakt gebracht habe. Bei Tausenden von E-Mails in meinem Posteingang übersehe ich manchmal ganze E-Mail-Verläufe – leider die Realität!
Lassen Sie es bitte niemals so weit kommen! Ich halte mich an den Grundsatz, dass eine Person umso erfolgreicher ist, je besser sie ihre E-Mails (oder andere berufliche Korrespondenz) bewältigt. Diese wichtige berufliche Fähigkeit muss man beherrschen.
Reaktionsschnelligkeit schafft einen guten Ruf.
Und wie ich schon vielen Mentees gesagt habe: Schützen Sie Ihren beruflichen Ruf (und den der Organisation, die Sie vertreten) so, als hinge Ihr Leben davon ab. Für mich ist das zum Teil eine Lehre aus 17 weiteren Jahren als Hochschulprofessorin, in denen sich jedes Semester Hunderte von Studierenden auf mich verlassen haben. Das ist für unsere Geoinformationsbranche und unsere Arbeitsplätze besonders wichtig, gerade angesichts der rasanten technologischen Entwicklung und der Menschen, die diese Technologien entwickeln und nutzen.
Als Chief Scientist arbeitet Dawn als „Ein-Frau-Team“ für alle Bereiche von Esri und auf Anfrage bestimmter Vertriebspartner. Hier ist sie am Hauptsitz von Esri Deutschland zu sehen.
4 Hauptgründe, warum das wichtig ist
- Verpasste Chancen: Netzwerken setzt einen Austausch in beide Richtungen voraus, bei dem es oft um vielfältige berufliche Chancen geht. Doch wer nicht erreichbar ist, dem bieten sich selten Gelegenheiten – und wenn der Wettbewerb groß ist, gehen sie mit Sicherheit an andere. Wer „abtaucht“, wird bei künftigen Netzwerkkontakten, Partnerschaften oder Jobchancen möglicherweise automatisch nicht mehr berücksichtigt. Das kann die Dynamik erheblich bremsen und nicht nur Sie selbst, sondern auch die Fähigkeit Ihrer Kolleginnen und Kollegen beeinträchtigen, ein Projekt oder Arbeitsergebnis voranzubringen oder weiterzuentwickeln. Tatsächlich könnten Sie sie daran hindern, ihre eigene Arbeit zu erledigen.
- Verlust von Vertrauen und Glaubwürdigkeit: Beruflicher Erfolg beruht auf Teamarbeit, und diese wiederum auf Vertrauen. „Abzutauchen“ untergräbt dieses Vertrauen, weil es die Zusammenarbeit und den Fortschritt bremst und zudem mangelnde Verantwortlichkeit und Respekt signalisiert. Selbst wenn jemand wegen Stress oder Arbeitsüberlastung „abtaucht“, könnten andere das als Gleichgültigkeit, mangelnde Verantwortungsbereitschaft oder Unfähigkeit missverstehen, die Anforderungen unseres Berufs angemessen zu bewältigen und zu erfüllen.
- Konflikte werden nicht wirksam gelöst: Viele, die „abtauchen“, tun dies vielleicht, um unangenehmen Gesprächen oder Konflikten aus dem Weg zu gehen. Doch dadurch entstehen mehr Probleme, als gelöst werden: Es kommt zu Missverständnissen, Lösungen verzögern sich und langfristige berufliche Folgen sind möglich. Wer in unangenehmen Situationen nicht antwortet – oder selbst bei unkomplizierten Angelegenheiten wie einem Jobangebot oder der Kontaktaufnahme durch eine Personalvermittlung –, verbaut sich möglicherweise Chancen, die später im Berufsleben wichtig werden könnten (siehe Punkt 1). Wer weiß? Die Person, die Sie heute ignorieren, könnte morgen eine wichtige Entscheidungsträgerin oder Ihr Vorgesetzter sein.
- Kolleginnen und Kollegen werden unnötig belastet: Wenn jemand Schwierigkeiten hat, von Ihnen eine Antwort zu erhalten, wendet sich die Person oft an Ihre Kolleginnen und Kollegen und bittet SIE, IHNEN in ihrem Namen weitere E-Mails, Anrufe oder Direktnachrichten zu schicken. Das ist Ihren Kolleginnen und Kollegen gegenüber unfair, denn sie haben selbst genug zu tun – besonders, wenn sie sich sehr bemühen müssen, Sie zu erreichen. Im schlimmsten Fall werden sie in Projektarbeit hineingezogen, mit der sie ursprünglich gar nichts zu tun hatten.
Tipps für den Erfolg
Die folgenden Tipps haben mir während meiner mehr als 40-jährigen Karriere gute Dienste geleistet – und das ganz ohne fest zugewiesene Assistenz! Wenn Sie eine Assistenz haben, kaufen Sie dieser Person bitte sofort Schokolade! Falls es Ihnen leichtfällt, zeitnah zu antworten: Herzlichen Glückwunsch, und machen Sie weiter so! Falls nicht …
- Bemühen Sie sich, an Werktagen immer innerhalb von 24 Stunden zu antworten.
- Aktivieren Sie nach Möglichkeit immer eine Abwesenheitsnotiz, wenn Sie nicht im Büro sind.
- Lassen Sie Ihren Posteingang niemals auf irgendeine Weise zweistellige, geschweige denn dreistellige oder gar vierstellige Zahlen erreichen. Sobald Sie geantwortet oder eine Nachricht bearbeitet haben, verschieben Sie sie IMMER in den passenden Ordner. Sie wären überrascht, wie viel wertvoller „Kontext“ verloren geht, wenn E-Mail-Verläufe verschwinden, weil jemand wichtige Hintergrundinformationen nicht mehr finden oder sich daran erinnern kann. Wir sind schließlich alle nur Menschen. Lassen Sie sich von der Technik helfen, etwa mit geeigneten KI-Tools zur Organisation, die übersehene Nachrichten markieren oder Nachrichten wichtiger Absender als dringlicher kennzeichnen.
- Erwägen Sie, zunächst eine kurze Antwort zu schicken. Zum Beispiel: „Ich bin gerade ziemlich eingespannt, habe Ihre Nachricht aber gesehen und melde mich so bald wie möglich, hoffentlich innerhalb einer Woche. Vielen Dank für Ihre Geduld.“ So zeigen Sie, dass Sie die Anfrage gesehen haben und sie ernst nehmen, und beugen zugleich der Sorge oder dem Ärger darüber vor, dass nicht sofort eine Antwort kommt.
- Zusatzpunkte: Wenn Sie als Studentin oder Student eine Professorin, einen Professor oder eine andere bekannte Person völlig unvermittelt kontaktieren (also jemanden, den Sie noch nie persönlich getroffen haben), beginnen Sie Ihre Nachricht bitte NICHT mit „Hey [Vorname]“. Wahrscheinlich meinen Sie es völlig harmlos, aber für die empfangende Person – besonders wenn sie zur Generation X oder älter ist oder über umfangreiche Qualifikationen verfügt – gilt das bestenfalls als höchst unprofessionell und schlimmstenfalls als sehr respektlos. Der Ton wirkt übertrieben locker und vertraulich, manchmal sogar kindisch oder anmaßend.
- Für soziale Medien verwende ich Chrome, denn dort lassen sich all meine Social-Media-Konten in verschiedenen Tabs eines einzigen Fensters öffnen. So kann ich mühelos von einem Konto zum anderen wechseln und schnell auf Direktnachrichten oder Markierungen reagieren.
- Bei all dem sollten Sie nicht vergessen, AUCH AUF SICH SELBST ZU ACHTEN. Eine Auszeit vom Hamsterrad hilft Ihnen, neue Energie zu tanken, bringt frische Ideen und sorgt dafür, dass Sie sich einfach besser fühlen. Hoffentlich fällt es Ihnen dann leichter, wieder auf jede passende Nachricht von Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen, Kunden, Nutzern, Studierenden, die sich von Ihnen inspirieren lassen, angehenden GIS-Fachkräften, Mitgliedern der Community und anderen zu antworten.
Abschließende Gedanken
In einer beruflichen Welt, die von Beziehungen und Netzwerken geprägt ist, gilt die Fähigkeit, regelmäßig und zuverlässig auf Nachrichten zu antworten, als unverzichtbar. Wer das nicht tut, wirkt unprofessionell, unzuverlässig und unhöflich. Gelegentliche Verzögerungen aufgrund einer „digitalen Überlastung“ sind natürlich verständlich, denn wir alle haben damit zu kämpfen. Wer jedoch regelmäßig „abtaucht“, gefährdet seine berufliche Zukunft: Dieses Verhalten versperrt langfristig Chancen, zerstört Vertrauen und erschwert die Konfliktlösung. Leider kann es Ihren Ruf ruinieren. Bauen Sie also sich selbst und Ihrem Unternehmen, Ihrer Organisation oder Behörde einen möglichst guten Ruf auf … ANTWORTEN SIE!
