Metadaten in SharePoint können verwaltet werden in:<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>Das Herzstück des Managed Metadata-Systems von SharePoint ist die Funktion der verwalteten Begriffe. Sie können entscheiden, welche Begriffe Sie für die Datenkennzeichnung verwenden möchten und Benutzer auf eine begrenzte Anzahl von Metadaten-Tags zur Katalogisierung von Dokumenten beschränken.<\/P>Zum Beispiel nehmen wir an, Sie haben eine Buchhaltungsabteilung. Einige Ihrer Mitarbeiter könnten Daten wie „Acct Dept“ oder „Account. Dept“ oder „AD“ eingeben. Obwohl diese alle dasselbe bedeuten können, da Personen Namen auf unterschiedliche Weise ins System eingegeben haben, wird es nahezu unmöglich sein, Konsistenz zu wahren und Informationen mit diesen Namensvariationen leicht abzurufen. Durch die Verwendung des Term Store können Sie den Begriff als „Accounting Department“ eingeben, und an jeder Stelle innerhalb von SharePoint, die dieses Feld verwendet, wird dieser Begriff einheitlich verwendet, wenn auf diese spezifische Abteilung Bezug genommen wird. <\/P>Verwaltete Begriffe sorgen für Konsistenz Ihrer Metadaten und erleichtern so die Organisation und das Auffinden aller Inhalte.<\/P>Automatische Kennzeichnung von Dokumenten<\/STRONG><\/FONT><\/P>Um Dokumente mit passenden Begriffen\/Schlüsselwörtern zu kennzeichnen, können Sie die SharePoint-Connectoren in Power automate nutzen. Diese können verwendet werden, um zu prüfen, ob ein bestimmter Begriff (Schlüsselwort) im Term Store existiert, um Dokumente beim Hochladen in bestimmte Dokumentbibliotheken automatisch zu kennzeichnen und neue Begriffe zu erstellen, falls sie im Term Store nicht vorhanden sind.<\/P>Wir verwenden den Connector „Send an HTTP request to SharePoint<\/STRONG>", um mit der SharePoint REST API zu kommunizieren. Mit dieser Aktion können wir SharePoint REST API-Abfragen konstruieren und ausführen.<\/P>Wir haben auch die Möglichkeit, die Graph API zu verwenden, aber die App müsste in Azure AD registriert werden. Außerdem ist der „HTTP“ Graph API Connector ein Premium-Connector, der eine eigenständige Power apps-Lizenz erfordert. Aufgrund dieser Einschränkungen und da das Metadatenmanagement spezifisch für SharePoint ist, ist die SharePoint REST API die bessere Option.<\/P>
<\/span><\/P>Schritte:<\/P>Der oben genannte Flow wird ausgelöst, sobald ein Dokument in eine bestimmte SharePoint-Dokumentbibliothek hochgeladen wird.<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>Für dieses Beispiel habe ich die Dokumentbibliothek „Esri Offices“ in der SharePoint-Site-Sammlung „a4sp“ verwendet.<\/P>Mit der „Get“-Methode im Connector „Send an HTTP request to SharePoint“ können wir alle derzeit im Term Store der SharePoint-Organisation gespeicherten Begriffe abrufen.<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>Die Ausgabe des Connectors „Send an HTTP request to SharePoint“ liegt im JSON-Format vor und da wir nur an dem „name“ und der „id“ jedes Begriffs interessiert sind, müssen wir die JSON-Ausgabe der obigen Aktion parsen.<\/P>Der nächste Schritt besteht darin, den „Begriff“ zu erhalten, der allen neu hochgeladenen Dokumenten in der angegebenen Dokumentbibliothek zugewiesen werden soll.<\/P> <\/P> <\/P>Für dieses Beispiel verwenden wir die Begriffe, die in einer SharePoint-Liste eingegeben wurden.<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>In diesem Beispiel lesen wir den letzten oder neuesten Eintrag in der SharePoint-Liste aus.<\/P>Dann verwenden wir eine „Bedingung“, um zu prüfen, ob der Begriff im Term Store (innerhalb der angegebenen Termgruppe und des Termsets) existiert.<\/P> <\/P>
<\/span><\/P> <\/P>Wenn der Begriff bereits existiert, erstellen wir keinen neuen Eintrag im Term Store, sondern aktualisieren stattdessen die Dateieigenschaft durch Hinzufügen des Schlüsselworts\Begriffs\Tags.
Wenn der Begriff nicht existiert, verwenden wir dann die Methode „POST“ in der Aktion „Send an HTTP request to SharePoint“ und erstellen einen Eintrag für den neuen Begriff im Term Store (der Begriff wird innerhalb der zuvor angegebenen Termgruppe und des Termsets erstellt). Nachdem der neue Begriff im Term Store erstellt wurde, aktualisieren wir dann die Dateieigenschaft durch Hinzufügen des Schlüsselworts\Tags\Begriffs zur Datei.
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Das folgende Video zeigt den oben beschriebenen Power automate Flow in Aktion:
https:\/\/players.brightcove.net\/6161463677001/default_default/index.html?videoId=6316925386112
