Je mi potěšením napsat do této série o tématu, které podle mě výrazně přispívá k budování smysluplnějších vztahů mezi mentory a mentees, ať už formálních, nebo neformálních, i k navazování a udržování kontaktů, které výrazně rozšíří vaši profesní síť. Téma se týká co nejrychlejšího odpovídání na e-maily a další typy přímých zpráv od kolegů, klientů, zákazníků či spolupracovníků.
Jmenuji se Dawn Wright a jsem hlavní vědeckou pracovnicí společnosti Esri. Posledních 15 let jsem pomáhala společnosti Esri lépe porozumět vědecké komunitě a účinněji s ní spolupracovat. Patřilo k tomu i mentorování některých našich bližších zákazníků a spolupracovníků společnosti Esri i zaměstnanců Esri. Pokud jde obecně o přístup k mentorství, podle mého názoru není lepší úvod než ten od Lisy Berryové v prvním příspěvku této série. Pokud jste ho ještě nečetli, určitě se na něj podívejte, případně si ho přečtěte znovu.
Hlavní vědecká pracovnice společnosti Esri Dawn Wright se svým psem Rileym.
Zaměřím se zde na jedinou dovednost a disciplínu: odpovídání… na e-maily, pracovní textové zprávy, přímé zprávy, chaty nebo dokonce označení na platformách, jako jsou MS Teams, Esri Community nebo kdekoli máte firemní účty na sociálních sítích. Mám na mysli váš profesní život, i když se snažím těchto zásad držet také při osobní korespondenci s přáteli a rodinou. Opravdu mě šokuje, kolik kolegů, klientů, spolupracovníků a dalších lidí „nechá věci vyšumět“ nebo se pravidelně „odmlčí“. Říká se tomu také „ghosting“. Jeden skutečný příklad od kolegy:
Promiň, že jsem tě dřív nepropojil s <name of customer/user>. V doručené poště mám tisíce e-mailů a někdy mi uniknou celá vlákna (smutná realita)!
Nedopusťte, aby se vám tohle stalo! Řídím se zásadou, že úspěšnost člověka závisí na tom, nakolik dokáže zvládat svou e-mailovou či jinou pracovní korespondenci. Je to zásadní profesní dovednost, kterou je třeba si osvojit.
Rychlá reakce buduje pověst.
A jak jsem už mnoha svým mentees říkala, svou profesní pověst (a pověst organizace, kterou zastupujete) si musíte chránit jako vlastní život. Částečně jsem se to naučila těžkou cestou během dalších 17 let působení jako vysokoškolská profesorka, kdy na mě každý semestr spoléhaly stovky studentů. Je to důležité pro náš geoinformační obor i pro naše pracoviště, zvlášť vzhledem k rychlému vývoji technologií i lidí, kteří je vytvářejí a používají.
Jako hlavní vědecká pracovnice působí Dawn jako „jednočlenný tým“ napříč všemi divizemi Esri a na žádost některých distributorů také spolupracuje s nimi. Na fotografii je s týmem Esri Germany v jeho sídle.
4 hlavní důvody, proč je to důležité
- Ztráta přístupu k příležitostem: Budování profesních kontaktů vyžaduje oboustrannou komunikaci, která často přináší nejrůznější pracovní příležitosti. Příležitosti se však málokdy dostanou k lidem, které nelze zastihnout, a pokud je o ně velká konkurence, určitě připadnou někomu jinému. Když se někdo „odmlčí“, může být automaticky vyřazen z úvah o budoucích kontaktech, partnerstvích nebo pracovních příležitostech. To může výrazně zbrzdit postup vpřed a ovlivnit nejen vás, ale i schopnost vašich kolegů posunout se na projektu či výstupu dál nebo výš. Ve skutečnosti jim můžete bránit v tom, aby svou práci odvedli.
- Narušení důvěry a důvěryhodnosti: Profesní úspěch stojí na týmové spolupráci, která se zase opírá o důvěru. „Odmlčení“ tuto důvěru narušuje, protože brzdí spolupráci i postup vpřed a zároveň signalizuje nedostatek odpovědnosti a respektu. I když je příčinou stres nebo zaneprázdněnost, ostatní si to mohou vyložit jako nezájem, nezodpovědnost nebo neschopnost řádně zvládat a plnit pracovní povinnosti.
- Neúčinné řešení konfliktů: Mnozí lidé, kteří se „odmlčí“, se tak možná snaží vyhnout nepříjemným rozhovorům nebo konfliktům. Tím ale vzniká víc problémů, než kolik se jich vyřeší: dochází k nedorozuměním, řešení se odkládá a mohou nastat dlouhodobé profesní následky. Když lidé neodpovídají v nepříjemných situacích, ale i v tak jednoduchých případech, jako je pracovní nabídka nebo zpráva od náboráře, mohou za sebou spálit mosty, které se jim v budoucnu budou hodit (viz bod 1). Kdo ví? Člověk, kterého dnes ignorujete, může být zítra klíčovým rozhodovacím pracovníkem nebo vaším nadřízeným.
- Neúmyslné zatěžování kolegů: Pokud od vás někdo nemůže dostat odpověď, často se obrátí na vaše kolegy, aby mu ji pomohli získat, a žádá JE, aby vám za něj poslali další e-maily, zavolali nebo napsali přímou zprávu. To je vůči kolegům nespravedlivé, protože i oni mají svou práci, zvlášť pokud musí vynaložit značné úsilí, aby vás zastihli. V nejhorším případě je mohou zatáhnout do práce na projektu, s nímž původně neměli nic společného.
Tipy pro úspěch
Následující tipy se mi během více než čtyřicetileté kariéry osvědčily, a to i přesto, že jsem nikdy neměla stálého administrativního asistenta! Pokud asistenta máte, hned mu kupte čokoládu! Jestli vám rychlé odpovídání nedělá problém, gratuluji a jen tak dál! Pokud ano…
- V pracovních dnech se snažte vždy odpovědět do 24 hodin.
- Když nejste v kanceláři, vždy si nastavte automatickou odpověď, kdykoli je to možné.
- Nedovolte, aby se vám schránka jakéhokoli typu zaplnila desítkami zpráv, natož stovkami nebo tisíci. Jakmile na zprávy odpovíte nebo je vyřídíte, VŽDY je uložte do příslušných složek. Byli byste překvapeni, kolik cenných informací a souvislostí se ztratí, když e-mailová vlákna zmizí, protože někdo nedokáže dohledat důležitý kontext, natož si ho vybavit. Jsme jen lidé. Nechte si pomoci technologiemi, včetně vhodných nástrojů umělé inteligence, které upozorní na nepřečtené zprávy nebo označí ty, jež od důležitých odesílatelů vyžadují přednostní pozornost.
- Zvažte, zda nejprve neposlat krátkou odpověď. Například: „Teď toho mám hodně, ale vaši zprávu jsem viděl/a a ozvu se, jakmile to půjde, snad během týdne. Děkuji za trpělivost.“ Dáte tak najevo, že jste zprávu zaznamenali a vážíte si jí, a zároveň zmírníte případné obavy či frustraci z toho, že odpověď nepřišla hned.
- Bonusové body: Pokud jste student a zničehonic píšete profesorovi nebo jiné významné osobnosti (tedy někomu, koho jste osobně nikdy nepotkali), nezačínejte zprávu slovy „Ahoj [křestní jméno]“. Pravděpodobně tím nechcete vůbec nic špatného, ale příjemci, zvlášť pokud patří ke generaci X nebo starší, případně má vysokou kvalifikaci, to může připadat přinejmenším velmi neprofesionální a v nejhorším případě značně neuctivé. Působí to příliš neformálně a familiárně, někdy až dětinsky či domýšlivě.
- Na sociální sítě používám Chrome, kde mám nejraději všechny své účty na sociálních sítích otevřené na různých kartách v jednom okně. Díky tomu můžu snadno přecházet mezi účty a rychle odpovídat na přímé zprávy nebo označení.
- A když už jsme u toho, nezapomínejte BÝT OHLEDUPLNÍ I SAMI K SOBĚ. Když si na chvíli odpočinete od každodenního shonu, načerpáte síly, přijdete na skvělé nové nápady a jednoduše vám bude lépe. Snad pak budete mít větší chuť znovu odpovídat na každou relevantní zprávu od nadřízených, kolegů, klientů, uživatelů, studentů, kteří hledají inspiraci, zájemců o kariéru v GIS, členů komunity a dalších.
Závěrem
Ve světě profesních vztahů, který je silně závislý na kontaktech, se schopnost soustavně a spolehlivě reagovat na zprávy považuje za zásadní dovednost. Pokud ji člověk postrádá, působí neprofesionálně, nespolehlivě a nezdvořile. Občasné prodlevy způsobené „digitálním přetížením“ lze samozřejmě očekávat, protože s ním všichni zápasíme. Lidé, kteří se však pravidelně „odmlčují“, skutečně riskují svou profesní budoucnost: takové chování dlouhodobě brání přístupu k příležitostem, ničí důvěru a znemožňuje řešení konfliktů. Bohužel může zničit vaši pověst. Chcete-li si tedy vybudovat co nejlepší pověst, a totéž dopřát své firmě, organizaci či instituci… ODPOVÍDEJTE!
