Metadata v SharePointu lze spravovat v:<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>Srdcem systému Managed Metadata v SharePointu je funkce managed terms. Můžete rozhodnout, které termíny chcete použít pro označování dat a omezit uživatele na omezený počet metadatových štítků pro katalogizaci dokumentů.<\/P>Například předpokládejme, že máte účetní oddělení. Někteří vaši zaměstnanci mohou zadávat data jako „Acct Dept“ nebo „Account. Dept“ nebo „AD“. I když všechny tyto výrazy mohou odkazovat na totéž, protože lidé zadávali názvy do systému různými způsoby, bude téměř nemožné udržet konzistenci a snadno získat informace s těmito variantami pojmenování. Použitím Term Store můžete zadat termín jako „Accounting Department“ a na každém místě v SharePointu, které používá toto pole, bude tento termín zadán konzistentně při odkazování na toto konkrétní oddělení. <\/P>Managed terms přinášejí konzistenci vašim metadatům, což usnadňuje organizaci a nalezení všeho.<\/P>Automatické označování dokumentů<\/STRONG><\/FONT><\/P>Pro označení dokumentů vhodnými termíny\/klíčovými slovy můžete využít SharePoint konektory v Power automate. Mohou být použity k ověření, zda určitý termín (klíčové slovo) existuje v term store pro automatické označení dokumentů při jejich nahrání do specifických knihoven dokumentů a vytvoření nových termínů, pokud v term store neexistují.<\/P>Budeme používat konektor „Send an HTTP request to SharePoint<\/STRONG>“ pro komunikaci s SharePoint REST API. Použití této akce nám umožňuje sestavit a vykonat dotazy SharePoint REST API.<\/P>Máme také možnost použít Graph API, ale aplikace by musela být registrována v Azure AD. Navíc konektor „HTTP“ Graph API je prémiový konektor vyžadující samostatnou licenci Power apps. Kvůli těmto omezením a vzhledem k tomu, že správa metadat je specifická pro SharePoint, je lepší volbou SharePoint REST API.<\/P>
<\/span><\/P>Kroky:<\/P>Výše uvedený flow se spustí vždy, když je dokument nahrán do specifické knihovny dokumentů SharePoint.<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>Pro tento příklad jsem použil knihovnu dokumentů „Esri Offices“ ve sbírce webů SharePoint „a4sp“.<\/P>Použitím metody „Get“ v akci „Send an HTTP request to SharePoint“ můžeme získat všechny termíny aktuálně uložené v term store organizace SharePoint.<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>Výstup z akce „Send an HTTP request to SharePoint“ je ve formátu JSON a protože nás zajímá pouze „name“ a „id“ každého termínu, musíme analyzovat JSON výstup z výše uvedené akce.<\/P>Následujícím krokem bude získat „termín“, který má být přiřazen všem nově nahraným dokumentům do specifikované knihovny dokumentů.<\/P> <\/P> <\/P>Pro tento příklad použijeme termíny zadané v seznamu SharePoint.<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>V tomto příkladu čteme poslední nebo nejnovější záznam v seznamu SharePoint.<\/P>Poté použijeme „condition“ k ověření, zda termín existuje v term store (v rámci specifikované skupiny termínů a sady termínů).<\/P> <\/P>
<\/span><\/P> <\/P>Pokud termín již existuje, nevytváříme nový záznam v term store, místo toho pokračujeme a aktualizujeme vlastnost souboru přidáním klíčového slova\termínu\štítku.<\/P>Pokud termín neexistuje, použijeme metodu „POST“ v akci „Send an HTTP request to SharePoint“ a vytvoříme záznam pro nový termín v term store (termín bude vytvořen ve skupině termínů a sadě termínů specifikovaných v předchozích akcích). Po vytvoření nového termínu v term store pak aktualizujeme vlastnost souboru přidáním klíčového slova\štítku\termínu do souboru.<\/P>
<\/span><\/P> <\/P>Následující video ilustruje výše uvedený Power automate flow v akci:<\/P> <\/P>https:\/\/players.brightcove.net\/6161463677001/default_default/index.html?videoId=6316925386112
<\/?p>
