Talleres virtuales Survey123 en español (3/6): Como crear informes
Este es un documento de apoyo para la sesión Como crear informes con Survey123 de 18 de febrero de 2021. Aquí encontrara enlaces para descargar las diapositivas y ejercicios. Una vez la sesión haya concluido, incluiremos aquí enlaces a la grabación de la sesión y también un resumen de las preguntas y respuestas más frecuentes.
¿Cuáles son los requisitos para seguir la sesión?
En esta sesión realizaremos ejercicios prácticos con ArcGIS Online y el formulario Evaluación de daños por tormenta que creamos anteriormente. Si no tiene su formulario listo, sigua las instrucciones de nuestra primera sesión para crear una cuenta de ArcGIS Online (si no la tiene) y publicar el formulario de Evaluación de daños por tormenta.
También será necesario que usted tenga Microsoft Word.
¿Puedo descargar las diapositivas y ejercicios?
Si. Aqui tienes los enlaces:
¿Puedo ver la grabación de la sesión?
La grabación de la sesión se encuentra en el sitio web GeoExperienceCenter en español. Para acceder a este sitio web tendrás que crear una cuenta. Tu cuenta de Esri o ArcGIS no vale para este sitio.
Enlace: https://www.geoexperiencecenter.com/video/taller-arcgis-survey123-aprende-a-generar-informes-36
¿Qué temas se tratarán en esta sesión?
Survey123 incluye un motor de informes que le permite crear documentos profesionales a partir de los datos recogidos con sus encuestas y formularios. Usted puede configurar plantillas de informe e incluir mapas, fotos, firmas, tablas y otra información en estos documentos.
Los informes se pueden generar de manera interactiva desde la pestaña Datos del sitio web de Sruvey123, o de manera automática a través de Integromat.
En esta sesión introduciremos nociones básicas para sobre este motor de informes y le enseñaremos a crear sus propias plantillas.
También contaremos con una intervención especial en la que se mostrará como el Ministerio de Sanidad de Panamá utiliza el motor de informes de Survey123.
Preguntas frecuentes
Cuando intento crear un informe, un dialogo me indica que no tengo privilegios. ¿Qué hago?
El administrador de su organización debe activar los privilegios en su cuenta para que pueda generar informes. Este privilegio se encuentra en la categoría Contenido Premium de su rol como se indica en la siguiente anmación.
¿Cuál es el coste de los informes Survey123?
El coste de ArcGIS Enterprise incluye la utilización sin limite del motor de informes de Survey123. Si su formulario Survey123 esta alojad en ArcGIS Enterprise, el uso del motor de informes no requiere créditos de ArcGIS Online.
Si usted es un usuario de ArcGIS Online, el coste es de 0.5 créditos por registro para informes individuales y 0.5 créditos por un informe resumen. Por ejemplo:
- 1 informe individual con un registro: 0.5 créditos.
- 1 informe resumen con tantos registros como quiera: 0.5 créditos.
Si usted requiere un numero de informes individuales en una sola tarea, el coste será de 0.5 créditos por registro. Por ejemplo, si su tarea tiene 50 registros y utiliza una plantilla de informe individual, el coste será 25 créditos. Es indiferente si usted decide guardar todos los informes en un solo documento, or si decide guardarlos como informes separados: El informe de tipo individual siempre cuesta 0.5 créditos por registro.
En el caso de que el registro tenga subregistros relacionados (a través de un XLSForm repeat o relación de tabla), los subregistros no añaden ningún costo añadido.
Por ejemplo, supongamos que usted tiene un formulario de edificios, y que ese formulario incluye un repeat para manejar inspecciones en la vivienda. Si usted crea un informe de tipo individual, cada vivienda cuenta como un registro, pero no las inspecciones relacionadas. De esta manera, el coste es de 0.5 créditos por vivienda (registro), independientemente de los subregistros que tenga en la tabla de inspecciones.
El panel de informes en el sitio web de Suvey123, tiene una opción para que pueda calcular el coste en créditos antes de generar la petición.
¿Es compatible el motor e informes Survey123 con ArcGIS Enterprise?
Si. Refierase a la seccion mas abajo 'Informes en ArcGIS Enterprise'
¿Es posible combinar varios informes individuales en un solo documento PDF?
Si. Cuando usted aplica una plantilla individual a varios registros, puede decidir si quiere crear un archivo independiente por cada registro, o si quiere consolidar todos los informes en un solo documento. El coste en créditos es el mismo en las dos opciones.
¿Puede un usuario del tipo Viewer generar informes?
Si, pero su Rol debe tener activado el privilegio para crear informes Survey123.
¿Cuando se generan muchos informes individuales, es posible configurar el nombre de los archivos generados para que contengan un código o identificador del registro que está mostrando cada informe?
Si. Puedes añadir un marcador de texto al nombre del informe desde el panel del sitio web de Survey123 como se indica en la siguiente imagen:
¿Se puede automatizar la generación de informes con Integromat?
Si. Este video-tutorial con subtítulos en español lo describe con detalle.
¿Puedo incluir gráficos de barras en el informe con datos del formulario?
No. De momento esta funcionalidad no está disponible.
Informes en ArcGIS Enterprise
¿Cuál es el coste de los informes Survey123 para usuarios de ArcGIS Enterprise?
El coste de ArcGIS Enterprise incluye la utilización sin limite del motor de informes de Survey123. Si su formulario Survey123 esta alojad en ArcGIS Enterprise, el uso del motor de informes no requiere créditos de ArcGIS Online.
¿Puedo utilizar el servicio de informes con ArcGIS Enterprise?
Si, aunque con las siguientes limitaciones:
- El portal de ArcGIS Enterprise tiene que ser accesible desde ArcGIS Online. Esto generalmente se logra configurando un ArcGIS Web Adaptor dentro del DMZ. Esto es un requisito porque el motor de informes de Survey123 se encuentra alojado en ArcGIS Online y debe ser capaz de alcanzar los datos que usted quiere incluir en el informe a través de una consulta segura.
- El portal de ArcGIS no puede estar configurado con Integrated Windows Authentication. Usted puede utilizar usuarios de Windows Active Directory, pero la autentificación debe estar configurada con SAML (a través de ADFS por ejemplo).
- Para versiones anteriores a ArcGIS Enterprise 10.8.1, si usted tiene varias preguntas de imagen en su formulario, no será posible configurar donde debe colocarse cada una. Por ejemplo, si usted tiene una pregunta de imagen para capturar la foto de una persona, y una segunda pregunta de imagen para capturar la firma, no podrá decidir en que lugar debe colocarse la foto de la persona y la firma.
¿Puedo utilizar el servicio de informes con datos de una Geodatabase multi-usuario?
Si. Sin embargo, la utilización de fotos no es posible salvo que usted publique la capa de entidades desde ArcGIS Pro.
¿Cómo se gestionan los datos extraídos de mi ArcGIS Enterprise en ArcGIS Online?
El motor de informes de Survey123 utiliza un token para acceder los datos que usted quiere incluir en el reporte. Estos datos se utilizan solamente en tránsito. Esto es, los datos se suben a la nube, se procesan en memoria para la generación de su informe y después se eliminan de la memoria. Tan solo el documento generado final se almacena por un corto espacio de tiempo en la nube para que usted lo pueda descargar localmente en su computador.
¿Es posible configurar el motor de informes de manera local?
No.
Diseño de plantillas
¿Si yo ya tengo un modelo de formulario en Microsoft Word, puedo utilizarlo como plantilla?
Si, pero usted tiene que introducir los marcadores de texto apropiados, para el que el motor de informes de Survey123 pueda insertar datos de su survey.
¿Dónde está la lista de marcadores de texto que puedo utilizar con mi formulario?
Utilice la referencia rápida. La puede abrir desde el administrador de plantillas como se muestra a continuación.
La referencia rápida le muestra los marcadores de texto más comunes. Si quiere un listado de expresiones más completo, refiérase a la ayuda.
¿Yo he creado un formulario con Survey123 Connect, puedo crear informes?
Si. De hecho, usted puede utilizar la referencia rápida para obtener los marcadores de texto, tal y como mostramos hoy en la sesión.
¿Cómo puedo controlar la escala del mapa y su tamaño?
Aquí van algunos ejemplos:
Muestra un mapa con 400 pixeles de ancho y 300 de alto, a escala 5.000, centrado en su registro.
${localizacion_vivienda | mapSettings:"":5000 | size:400:300 }
Muestra el web map con identificador 10df2279f9684e4a9f6a7f08f con 400 pixeles de ancho y 300 de alto, a escala 5.000, centrado en su registro.
${loc_vivienda | mapSettings:" 10df2279f9684e4a9f6a7f":5000 | size:400:300 }
¿ Cómo puedo obtener un identificador de web map?
La manera mas sencilla es abrir su web map en el visualizador de mapas de ArcGIS. El identificador se muestra al final de la URL
Por ejemplo, para la siguiente URL el identificador es 11a20df760714ed4ab0cfa8c4b07
https://www.arcgis.com/home/webmap/viewer.html?webmap=11a20df760714ed4ab0cfa8c4b07
¿Es posible incluir en un informe las coordenadas de un punto?
Si. Hay dos maneras de hacerlo. La primera es incluir en el formulario una pregunta con los valores de la X y la Y. Utilizando Survey123 Connect es posible mantener estas preguntas ocultas y calcularlas automáticamente. Después utilizando un marcador de texto esos valores se pueden mostrar en el formulario.
También es posible extraer directamente el valor de la X y la Y utilizando un marcador de texto como sigue:
${localizacion_de_la_vivienda | getValue:"x":4326}
El 4326 al final se refiere a la referencia espacial. La lista completa se puede encontrar aquí. Por ejemplo, el código 3114 se refiere a MAGNA_Colombia_Oeste_Oeste.
Los marcadores de texto toman mucho espacio ¿Qué puedo hacer para que encajen bien en las casillas que yo tengo definidas en mi plantilla?
Dado que el marcador se va a reemplazar con datos de su formulario en el informe final, lo realmente importante es saber si los datos de su formulario caben en la casilla. De cualquier manera, usted puede crear un marcador de texto y cambiar el tamaño de la fuente para hacerlo mas pequeño. Cuando haga esto, aplique la fuente y color que usted desea en el informe final en el símbolo de dólar de su marcador de texto. Por ejemplo, el siguiente marcador de texto insertara la fecha del reporte en color azul y al tamaño del símbolo de dólar:
${fecha_y_hora_del_reporte | format:"MM/DD/YYYY HH:mm"}
¿Es posible ocultar secciones de un informe cuando los datos de una pregunta están vacíos?
Si. Esto se hace con bloques if, como se escribe en este articulo de la ayuda. En resumen, un bloque if evalua una expresión y oculta o muestra el contenido del bloque de acuerdo al resultado de la expresión. El bloque comienza siempre con una expresión. Por ejemplo:
- ${if observaciones} muestra el bloque si la pregunta observaciones se ha respondido.
- ${if edad>17} muestra el bloque si la respuesta a la pregunta edad es un número mayor de 17.
El bloque se cierra con ${/}.
Aqui se muestra un bloque completo:
${if observaciones}Observaciones: ${observaciones}${/
¿Es posible manipular los encabezados de los informes?
Si, pero con limitaciones. Puede insertar contenido estático como imágenes, texto y otros gráficos, pero no puede insertar marcadores de texto Survey123. Esta limitación también aplica a los pies de página.
¿Cómo puedo incluir estadísticas en un informe?
Los marcadores de texto que trabajan con estadísticas se incluyen dentro de informes tipo resumen. Puede encontrar mas información sobre los informes tipo resumen en este blog.
¿Cómo puedo ocultar secciones de mi informe cuando ciertas preguntas en mi formulario no tienen datos?
Esto se puede hacer con la expresiones condicionales, como las que se describen en este documento de ayuda. De hecho, puede utilizar este tipo de expresiones para ocultar o mostrar secciones de su formulario cuando se cumplan ciertas condiciones.
Por ejemplo, supongamos que queremos mostrar la descripción de danos de la vivienda solamente cuando la categoría es “Destruida”.
${if categoria | selected:"Destruida"} Descripción: ${descripcion}${/}
El texto en azul solo será procesado por el motor de informes Survey123 cuando la condición del bloque if se cumpla.
¿Cómo hago para mostrar una colección de fotos en disposición horizontal?
Añada la instrucción para mostrar las fotos de una pregunta en una sola línea como se muestra a continuación. El motor de informes mostrará tantas fotos como sea posible en una sola línea y cuando no haya espacio las añadirá en la siguiente línea.
Si quiere mostrar las fotos una encima de otra, utilice esta sintaxis:
Otras preguntas
¿Puedo utilizar Open Office o Google Docs para crear nuevas plantillas de informe?
En principio no. Es posible que pueda funcionar, pero Esri no proveería soporte. Esri recomienda utilizar Microsoft Word.
¿Es posible configurar el motor de informes de manera local?
No.
