Lets simplify our life! - Tips singkat untuk mengatasi keluhan teknis ketika workshop online
Halo Arcnesian! Hal yang akan dibahas pada artikel ini mungkin akan cukup berbeda dengan artikel lainnya. Karena yang akan saya bahas sekarang bukan terkait dengan proses pembuatan peta atau hal-hal yang terkait langsung dengan teknis GIS. Saya terinspirasi membuat artikel ini setelah online project workshop yang melibatkan kawan-kawan Spatial Heroes Program 2020 bersama GeoSoftware Community pada tanggal 2 dan 4 Juni 2020 lalu.
Acara ini meliputi webinar dan online workshop yang diselenggarakan oleh GeoSoftware Community dengan Esri Indonesia sebagai salah satu dari narasumber dan fasilitator. Pada 2 Juni 2020, setelah webinar yang diikuti oleh kurang lebih 700 peserta, tidak sedikit peserta yang menyampaikan keluhan terkait kendala teknis via chat Zoom. Hal ini membuat tim Esri Indonesia yang khususnya yang bertanggung jawab sebagai Human Relation di online workshop ini memutuskan untuk membuat form online untuk diisi oleh peserta yang mengalami kendala.
Respon yang diterima berjumlah lebih dari 50 keluhan yang dapat diklasifikasikan ke 4 butir permasalahan. Tim Human Relation sedikit kewalahan untuk merespon satu per satu keluhan yang disampaikan secara pribadi melalui alamat email peserta, dengan catatan apabila kendala belum terselesaikan dipersilakan untuk menghubungi panitia Human Relation via WhatsApp. Semua respon yang terkait dengan kendala telah didiskusikan, yang kemudian dijadikan template untuk dikirim ke masing-masing email peserta yang mengalami kendala.
Walaupun bukan tergolong pekerjaan yang sangat berat, hal ini tentunya cukup menyita waktu, mengingat semua jenis keluhan harus ditanggapi secara manual dan mengingat jumlah peserta online workshop yang tidak sedikit. Berkaca dari pengalaman tersebut, mungkin untuk kegiatan serupa, dapat dibuat template FAQ (Frequently Asked Questions) yang berisi kemungkinan kendala teknis yang akan terjadi selama proses online workshop dan diblast ke masing-masing peserta tanpa menunggu adanya keluhan terlebih dahulu. Dengan adanya panduan FAQ, hal ini tentunya dapat membuat fasilitator online workshop dapat menggunakan waktu menjadi lebih efisien, karena keluhan yang masuk diharapkan kendala yang bersifat unik dan belum dibahas di template FAQ. Kendala unik ini diharapkan dapat menjadi masukan untuk tim teknis kedepannya.
Dengan dilakukan broadcast FAQ seperti contoh di atas, diharapkan peserta yang mengalami kendala dapat mengatasi masalah sedini mungkin dan juga para fasilitator diharapkan dapat lebih fokus pada proses keberjalanan online workshop atau melakukan pekerjaan lainnya. Semoga bermanfaat!
Silvi Rindiana
Spatial Heroes - Future Leaders Program 2020 Esri Indonesia